Hvordan skaffe flere utleieboliger i det private marked?

Bakgrunn

Det finnes profesjonelle og ikke-profesjonelle utleiere. Fremgangsmåten for å kontakte dem er ulik. Her beskrives hvordan Trondheim kommune jobber mot disse to gruppene.

Kort beskrivelse

Her beskrives strategier og metoder på hvordan man bør tilnærme seg ulike typer private utleiere.

Resultater

Oppnå avtaler om utleie til vanskeligstilte i det private leiemarkedet.

Beskrivelse

I teksten under beskrives først metoder for å nå de profesjonelle utleierne. I del to beskrives metoder for å nå de ikke-profesjonelle. Innholdet er et resymé av Trondheim kommunes metodehefte «Privat leie av bolig» for å bosette flyktninger i private utleieboliger.  

Profesjonelle utleiere

De profesjonelle utleierne bør man prioritere å bruke tid på, fordi man kan få tilgang på flere utleieenheter gjennom en enkelt aktør.

  • Etablere kontakt: Først må utleieaktørene identifiseres. Deretter må man få kontakt med utleier. Bygg gjerne på eksisterende kommunale avtaler på formidling av bolig. Strategisk nivå i kommunen avtaler møte med aktuell utleier. Telefonhenvendelse med en kort og informativ presentasjon av prosjektet og formålet med kontakten er viktig. En telefonsamtale er både tidseffektivt og relasjonsbyggende. Et viktig fokus er at utleier besitter et betydningsfullt produkt, som samfunnet har behov for. Det kan være lurt å formidle kommunens fokus på kvalitet, service og fleksibilitet ved behov. Trondheims erfaring er at kontaktetablering ved telefonisk henvendelser fungerer godt og gir uttelling.  Under telefonsamtalen bør man sørge for å få booket et personlig møte i etterkant.
  • Gjennomføre møte: Kommunen ved prosjektet og strategisk nivå gjennomfører møtet med utleier sammen. Møtene bør starte med en presentasjon av kommunens bosettingsarbeid. Hensikten med presentasjonen er å formidle at kommunen ønsker å tilrettelegge på utleiers premisser og inngå servicegaranti/avtaler med utleier slik at utleier får tillitt til kommunen stiller opp ved behov. I heftet «Privat leie av bolig» på side 18 beskriver Trondheim nærmere hvilke punkter de bruker i sin presentasjon overfor utleier.Etter presentasjonen følger en dialog om muligheter og begrensninger, og utleiers eventuelle krav preferanser til både leietaker og kommunen. Kommunen bør i løpet av møtet ta opp tema som:
    • Husleiekontraktens innhold
    • Antall måneder depositum som sikkerhet for leieforholdet
    • Forhandling om husleiekostnad og markedsleie
    • Antall boliger som kan formidles
  • Oppfølging: Når kontantdepositum er ordnet, kan mye av påfølgende kommunikasjon skje via e-post. I tillegg er det viktig å følge opp utleiere og følge opp inngåtte avtaler, for å kunne oppnå tilgang til flere utleieobjekter både hos aktøren og andre utleieaktører. Fleksibilitet og kort responstid hos kommunen er helt sentralt, og man må ofte tilby skreddersøm til den enkelte utleieaktør. I Trondheim har man erfart at utleierne er opptatt av boligtekniske forhold, innboforsikring, indre og ytre bomiljø, kommunikasjon, beboerinformasjon på riktig språk og at kommunen er tilgjengelig gjennom hele leieforholdet.

Ikke-profesjonelle aktører

Med de ikke-profesjonelle utleierne vil nytteverdien begrense seg til en utleieenhet, som gjerne er en del av utleiers hus. Det er ønskelig å møte denne gruppen utleiere i forbindelse med en visning eller i telefonsamtale om et konkret utleieobjekt.

  • Etablere kontakt: Denne gruppen må ofte markedsføre seg selv overfor potensielle leietakere. Den viktigste kanalen for å komme i kontakt med de mindre aktørene er gjennom finn.no. I tillegg kan det skje gjennom hybel.no og annonser i lokalavis og gjennom nettverk.
  • Bruk av finn.no: Utleieannonser legges ut daglig på finn.no, og må besvares raskt og på en måte som gjør at besvarelsen blir lagt merke til:
    • E-post kommunikasjon på konkrete objekter. E-posten bør tydeliggjøre at ansatte i kommunen representerer andre enn seg selv, og at de henvender seg på vegne av en vanskeligstilt. Trondheim har brukt mye tid i sitt prosjekt på bosetting av flyktninger på å utarbeide en tekst som er tilpasset finn.no og som skal fange mottakers oppmerksomhet når han eller hun gjør en første vurdering:
    • Hei!
      Trondheim kommune har politisk vedtak om å bosette flyktninger i det private leiemarkedet.   Et satsingsområde i Trondheim kommune er derfor å skaffe privat utleiebolig til flyktninger som skal bo i Trondheim. Mange av disse behersker godt engelsk. Trondheim kommune yter sikkerhet i form av kontant depositum og bistår ved kontraktsinngåelse (også ved behov fremskaffe tolk). Vi kan kontaktes og bistå i etterkant av innflytting.  En forutsetning for et leieforhold er at boligen er godkjent for utleie.  Jeg håper på positivt svar, og kommer gjerne på visning. 

      Ta gjerne kontakt om det skulle være noen spørsmål.

    • De utleiere som besvarer e-posten fra kommunen positivt gir en aksept til å vurdere potensielle leietakere formidlet via kommunen. Nytteverdien av å bruke tid på et «en-til-en»-møte har økt.
    • En eventuell respons fra utleier følges opp med e-post eller telefon. Trondheim erfarer at telefon og dialog er det som gir flest tilsagn i dette markedet. I telefonsamtalen kan man forsikre og motivere utleier til å satse på utleie til målgruppen.
  • FINN hjerterom: Røde Kors og Finn.no har sammen utarbeidet en tjeneste for de som ønsker å leie ut til flyktninger.
    • Gjennomføre visning: Et personlig møte med utleier på visning gir mulighet for samtale. I møte med utleier er det viktig å kommunisere:
      • at du henvender deg fra kommunen
      • du spør om en boligsøker kan bli bosatt i deres utleiebolig
      • kommunen, en samarbeidspartner, tilbyr service og er ikke en juridisk part
      • rammer i forhold til husleiekostnad og depositum
      • at kommunen bidrar med tolk
      • bidra til rett person til deres bolig
      • sikre evt. bidra til at boligsøker innehar boligkompetanse
    • Kommunens representant kan gjerne legge igjen «noe»/et produkt på visning for å minne utleier på fordelen ved å gi «sin» leietaker en sjanse.
  • Oppfølging: Kommunen kontakter utleier etter visning for å følge opp dialogen fra visning.

 

Veileder juridiske virkemidler 

Juridiske virkemidler kommunen kan bruke for å fremme privat boligutleie (pdf)
Veilederen inneholder en oversikt over hvilke juridiske virkemidler kommuner kan benytte for å få flere private utleieboliger. Virkemidlene er illustrert med praktiske eksempler. Advokatfirmaet Bing Hodneland har skrevet veilederen på oppdrag fra Husbanken. De omtaler blant annet klausuleringer ved salg av tomter, reguleringsplan, utbyggingsavtaler, offentlig-privat-samarbeid (OPS), kommunale garantier, fritak eller redusert kommunal eiendomsskatt, Husbankens virkemidler og utleie av del av egen bolig.