Prekvalifisering, konkurranse og kravspesifikasjon

Bakgrunn

Sammen med utlysing kan det inviteres til prekvalifisering og konkurranse. Dette anbefales fordi det gir en mer forutsigbar prosess, for alle parter, med kvalitetssikring i to trinn:

  1. Prekvalifisering vil avklare om kommunen kan godkjenne utbygger/ utleiefirma uavhengig av et konkret boligprosjekt. Husbanken har definert noen krav til utleier. Når det søkes lånefinansiering i Husbanken bør kommunens og Husbankens krav være sammenfallende. (Se Husbankens krav i veileder for Husbankens grunnlån punkt 3.1.1)

  2. Konkurranseprogram med kravspesifikasjon gir bedre mulighet til å utdype oppdraget, med spesifikasjon av boligene som skal omfattes av tilvisingsavtale, Husbankens krav til profesjonell utleie, beskrivelse av utleieselskapet, kommunens behandling av tilbudene etc.

    En slik kvalitetssikring i to trinn anbefales særlig når det er aktuelt å fremskaffe utleieboliger ved kjøp av eksisterende boliger: Når firmaet er forhåndsgodkjent kan kommunen raskere ta stilling til konkret forslag til boliger som er utlyst for salg. Husbanken kan også raskere gi tilsagn om grunnlån når firmaet er prekvalifisert. Tilbyder trenger forutsigbarhet fra kommunen og Husbanken, om rask finansiering, for å kjøpe boliger som ligger for salg i boligmarkedet.

    Prekvalifisering og konkurranse er ikke et krav iht. lov om off. anskaffelser fordi leiekontraktene er en avtale mellom utleier og beboer.

    Eksempel på konkurransegrunnlag

    Eksempel på kravspesifikasjon

    Ved bruk av prekvalifisering og konkurranse kan utlysningsteksten være kortfattet.

 

Kort beskrivelse

Kvalitetssikring i to trinn kan gjennomføres innenfor 6 mnd. fra utlysing, prekvalifisering, konkurranse til signering av tilvisingsavtale/ samarbeidsavtale og tilsagn om grunnlån i Husbanken.

Tenkt eksempel:

1. Februar: Utlysing

1. Mars: Frist fra utlysing til innlevering av prekvalifisering. (1 mnd.)

15. Mars: Kommunens frist for vurdering av prekvalifisering og utsendelse av konkurranseprogram. (14 dager.)       

15. Mai: Tilbyder/ firmaets frist for innlevering av forslag til boliger/ prosjekt og søknad til Husbanken: (2 mnd.)

1. Juni: Kommunens frist for tilbakemelding til tilbyder på prosjektet/ og ev. Signering av tilvisingsavtale. (2 uker)

1. Juli: Frist for Husbanken ved behandling av søknad og tilsagn om grunnlån. (1 mnd.)

(NB: Kort saksbehandlingstid i Husbanken forutsetter at utbygger/ utleier og prosjektet er godkjent av kommunen og signert tilvisingsavtale er vedlagt søknad om grunnlån)

Merk: I dette eksempel er det tenkt kjøp av eksisterende boliger. Ved oppføring av nye boliger vil avklaringer ta lenger tid fordi prosjektet samtidig vil være en byggesak som skal behandles i kommunen.

Resultater

  1. Prekvalifisering med avgjørelse om godkjenning/ samarbeid med aktuell utbygger/ utleier.

  2. Vurdering/ avgjørelse av aktuelle boliger/ prosjekt

Beskrivelse

  1. Utlysing og invitasjon til prekvalifisering: formulering av tekst og svarfrist, sikre annonsering i egnede medier.

  2. Vurdering av innlevert pre- kvalifisering. Gjennomføres av kommunens prosjektleder, eventuelt i dialog med Husbanken for kommuner som deltar i Husbankens kommuneprogram.

  3. Formulering og utarbeidelse av konkurranseprogram og kravspesifikasjon. Sendes deltakere som er godkjent i prekvalifisering senest 14 dager etter frist for innlevert prekvalifisering.

  4. Vurdering av tilbyders forslag til boliger. Utleiefirma sender kommunen forslag til egnede boliger i samsvar med konkurranseprogram og kravspesifikasjon. Kommunen gir firma tilbakemelding på om boligene er ønsket innen en uke fra forslag er mottatt.

  5. Kommunen gir Husbanken beskjed om at tilbyder og prosjekt er godkjent og ønsket av kommunen.

Ved komplett søknad kan Husbanken behandle søknad om grunnlån kort tid etter at søknad med signert tilvisingsavtale og samarbeidsavtale er mottatt.