Private utleieboliger med rett til kommunal tilvising eller tildeling

Fase 2: «Vi trenger» - Om utlysingen av behovet

Faser

Velg fase for å se beskrivelse og hva som skjer i hver fase.

Fase 1
«Vi vil» - Om forankringen i kommunen
Fase 2
«Vi trenger» - Om utlysingen av behovet
Fase 3
«Vi velger» - Om valg av utleier og egnede boliger
Fase 4
«Vi realiserer» - Om finansiering og tildeling/ tilvisingsavtaler
Fase 5
«Vi følger opp» - Om avtaler og samarbeid med utleier i driftsfasen.
TILBAKE TIL OVERSIKT

Kort beskrivelse av fasen

Det er krav om utlysing om fremskaffelse av kommunalt disponerte utleieboliger før søknad om grunnlån kan sendes Husbanken.

 Når kommunen har bestemt seg å satse på kommunalt disponerte utleieboliger anbefales det å holde et orienteringsmøte for bransjeaktører dersom dette er ukjent for disse. Naturlige deltakere kan være lokale næringsdrivende som ønsker å stifte nytt firma for å drive utleie av boliger. På møtet presenteres boligbehovet, modellen kommunalt disponerte utleieboliger, eksempel og erfaringer fra et gjennomført prosjekt og en tidsplan for prosessen.

Dersom lokal bransje allerede er godt kjent med kommunalt disponerte utleieboliger kan orienteringsmøtet holdes 14 dager etter utlysingen og få mer karakter av et skreddersydd oppstartsmøte for firmaer som allerede har meldt interesse.

Ved utlysing om utleieboliger med tilvisingsavtaler/tildelingsavtaler er det ikke et krav å følge lov om offentlige anskaffelser. Dette er fordi kommunen ikke betaler noe til utleier. En tilvisingsavtale/tildelingsavtale er derfor ikke en gjensidig bebyrdende avtale. Regelverket for offentlige anskaffelser kommer da ikke til anvendelse.

Kommunen utlyser behovet for utleieboliger i lokalpresse, nettsider etc. Utlysningen skal inneholde tydelige kvalifikasjonskrav til utleier, og en klar spesifikasjon av boligbehovet på stedet. Tips: Du finner to eksempler på enkle utlysinger fra Ringsaker og Sarpsborg kommune under temaet "Verktøy, metoder, sjekklister og vedlegg" lenger ned på denne siden. Sarpsborg kommune praktiserer en løpende utlysing, altså en utlysing som gjelder for hele 2019, med tre tilbudsfrister.

Merk: En utlysing i to trinn med prekvalifisering, konkurranseprogram og kravspesifikasjon er en grundigere måte å utlyse på, men kreves altså ikke i forhold til lov om offentlige anskaffelser.  Noen kommuner velger likevel denne metoden fordi det gir mulighet til å legge inn mer informasjon og detaljerte krav. (Se egen underprosess). Erfaringer har vist at en slik omfattende utlysing kan være for omfattende for mange aktører slik at kommunen får få tilbydere. For kommuner som gjør dette for første gang/ har en liten utleiesektor/ få utleieboliger anbefales utlysing i ett trinn med en enkel utlysingstekst. Dette er også i samsvar med Husbanken krav. 

Resultater fra fasen

  1. En konkret utlysning av kommunens behov for utleieboliger annonseres i lokalpressen. Alternativt: Utlysing i to trinn med prekvalifisering, konkurranseprogram og kravspesifikasjon.(Se underprosess)
  2. Orienteringsmøte eller oppstartsmøte for aktuelle utbyggere/ utleiere

Boligbehovet kartlegges/ formuleres/ konkretiseres

Det er viktig å sikre at boligene blir egnet for målgruppen. Gjennom å følge denne arbeidsprosessen, kan kommunen og Husbanken sammen bestille gode og egnede boliger ved utlysning. 

Ved bruk av Husbankens grunnlån og tilvisingsavtale blir kommunen en proaktiv bestiller av utleieboliger gjennom private aktører. Kommunen har da et godt handlingsrom til å definere kvalitetskrav til utleieboligene med utgangspunkt i stedets forutsetninger og målgruppe.

Ved utlysingen skal kommunens boligbehov formuleres/ konkretiseres.

Aktuelle momenter:
•             Beliggenhet. Hvor i kommunen ønsker vi utleieboliger?
•             Hvilken type boliger (hustyper) har vi behov for? (Enebolig/ tomannsbolig/ småhus/ blokk?)
•             Hvordan skal fordeling av boligstørrelser være? (2-roms, 3-roms, 4-roms)
•             Hvor mange boliger trenger vi?
•             Hva etterspørres? Oppføring av nye boliger eller kjøp? Ombygging av annen bygningsmasse eller oppgradering?
•             Hvem skal bo i boligene? (målgruppe)
•             Boligstandard og planløsning/ utforming
•             Boligforvaltning. Hvordan skal forvaltning og oppfølging av beboere og bomiljø være?
•             Leveringstid. (Når trenger kommunen disse boligene?)
•             Eventuelt andre spesielle behov som skal dekkes/ kvaliteter som etterspørres?    

Hvem gjør dette?
Kartleggingen bør skje i en tverrfaglig prosess med fagfolk som arbeider med boligfremskaffelse, teknisk etat som kjenner potensiale i kommuneplan/ reguleringsplaner og andre relevante nøkkelpersoner.

Kartleggingen danner grunnlaget for en utlysningstekst som formuleres av kommunens koordinator/ prosjektleder.

Utlysning

Utlysningstekst skal inneholde kravspesifikasjon, om Husbankens låneordning, hva som vektlegges, forvaltning/ oppfølging av bomiljøet, tidsfrist og kontaktinformasjon.

Se eksempel på utlysningstekst i maler og verktøy (vedlegg 5)

Forslag til utlysing sendes Husbanken for orientering/ dialog. Dette er viktig for å sikre forutsigbarhet i videre prosess og samkjøring av kommunens og Husbankens krav til utbygger/ utleier og boligene.

Utlysing annonseres i relevante medier som lokalavis, kommunens nettside eller lignende. Endelig utlysing sendes Husbanken til orientering.

 

Orienteringsmøte med aktuelle utbyggere/ utleiere

Utleieboliger med tilvisingsavtale er ganske nytt og det kan være behov for å informere lokale utbyggere/ utleiere. Lokale næringsdrivende/ ildsjeler som har en egeninteresse i lokal utvikling på stedet er en interessant målgruppe. Det anbefales derfor å invitere til et orienteringsmøte, enten før utlysningen publiseres eller eventuelt et par uker etter utlysing slik at eventuelle spørsmål kan besvares. Undersøk om Husbanken har kapasitet til å delta på orienteringsmøte.

  • Se eksempel på invitasjon til orienteringsmøte (Vedlegg 6)
  • Se eksempel på agenda for orienteringsmøte (Vedlegg 7)

Hvem gjør dette?
Invitasjon, møteledelse etc. Ivaretas av kommunens koordinator/ prosjektleder.  Kommunens koordinator orienterer Husbankens kontaktperson om fremdrift i arbeidet.  

Et typisk program inneholder:

  • Innledning om boligsituasjonen i kommunen, disponible tomter, planstatus
  • Det boligsosiale arbeidet i kommunen
  • Fremskaffelse av utleieboliger gjennom tilvisingsavtaler v/ Husbanken eller kommunen
  • Eksempel på et relevant prosjekt v/ utleier
  • Videre prosess
  • Spørsmål

Tidsramme:
Anbefalt tidsramme fra orienteringsmøte, utlysing og signering av avtale: 6 mnd.

Dette tidsrommet er nødvendig for å sikre at:

  1. Kommunen får tid til å kvalitetssikre tilbyder
  2. Tilbyder får tilstrekkelig tid til å innhente egnede boliger/ prosjekt i samsvar med utlysingen
  3. Kommunen kan ta stilling til forslag til boliger/ prosjekt og gi tilbakemelding til tilbyder

Fra bestilling av annonse til utlysing i lokalavis: 1 uke.

Svarfrist for tilbydere 5 mnd. (Inklusiv presentasjon av virksomhet og aktuelle prosjekter/ boliger)

Svarfrist for kommunen for ev. inngåelse av tilvisingsavtale etter vurdering av tilbud: 1 mnd.

Merk: Ved nytt boligbehov etter 6 mnd. skal det gjennomføres en ny utlysning.

 

Underprosess: Prekvalifisering, konkurranse og kravspesifikasjon

Kommunen v/ koordinator/ prosjektleder:

Ansvar for å:

  • Lage forslag til utlysningstekst
  • Sende forslag til utlysningstekst til Husbanken
  • Publisere utlysing.
  • Besvare spørsmål fra interessenter
  • Lage program for orienteringsmøte
  • Sende ut invitasjon til orienteringsmøte
  • Lede informasjonsmøte
  • Følge opp deltakere på orienteringsmøte
  • Lage forslag til konkurransegrunnlag og kravspesifikasjon

Husbanken

For kommuner i Husbankens kommuneprogram:

  • Gi kommunen tilbakemelding på utkast til utlysningstekst (eventuelt konkurranseprogram og kravspesifikasjon)
  • Gi tilbakemelding på utkast til agenda for informasjonsmøte
  • Bidra med innlegg på orienteringsmøte (ved kapasitet)

Merk: Kommuner som deltar i Husbankens By- og tettstedsprogram vil bli prioritert. I disse kommunene kan Husbanken bistå faglig i arbeidet.

Du kan lese om Husbankens kommuneprogram på Husbankens nettsider.