Framskaffe boliger for mennesker med oppfølgingsbehov

Fase 2: Løsningsutredning

Faser

Velg fase for å se beskrivelse og hva som skjer i hver fase.

Fase 1
Behov, målgrupper, tomt og erfaringer
Fase 2
Løsningsutredning
Fase 3
Forprosjektfase
Fase 4
Detaljprosjektering
Fase 5
Gjennomføringsfase
Fase 6
Overlevering, innflytting, drift og evaluering
TILBAKE TIL OVERSIKT

Kort beskrivelse av fasen

I denne fasen drøfter man ulike muligheter for utforming og kvalitet, tomt og ser på kostnader på et overordnet nivå. Prosessen kan variere i tid, avhengig av kompleksitet og hvilke beslutningsmyndigheter som må inn i saken.

Prosjektleder i samarbeid med bestiller sender en bestilling til en arkitekt. Arkitekt og prosjektleder utarbeider et løsningsdokument. Løsningsdokumentet vekter ulike løsninger, og argumenterer for et forslag. Dersom kommunen har tenkt å få finansiering fra Husbanken, sender kommuen en forespørsel til Husbanken der man beskriver målgruppe, antall beboere og idéer om boform mm.

 
Refleksjonsspørsmål: Hva skal til for at boligene får et hjemlig preg?

Se også film om Brukermedvirkning

Resultater fra fasen

  • Løsningsdokumentet gir grunnlag til en beslutning om hvorvidt prosessen skal gå videre til et forprosjekt. 
  • Husbanken har bidratt med veiledning til kommunen og kommunens arkitekt.
  • Det er avsatt penger til prosjektering.
  • Ett av forslagene i løsningsdokumentet blir vedtatt politisk etter innstilling fra administrasjonen.

Kommuner bruker ulike begreper om denne fasen; løsningsdokument, løsningsutredning, konseptvalgutredning, programmering  eller mulighetsstudie.

  • For å dekke de kartlagt boligbehovene bør ulike tiltak vurderes. Løsningen kan være intern flytting i kommunen, ombygging, tilbygg eller å etablere nybygg.
  • Bygg- og eiendomsansvarlig i kommunen mottar bestilling sannsynligvis fra helse- og omsorg som har avdekket behov for et bestemt antall flere omsorgsboliger.
  • Arkitekt, utbygger, beboere, personale og pårørende vil ofte ha ulikt syn på hva som er viktige kvaliteter. I en prosess hvor mange ulike aktører deltar, bør prosjektleder ta ansvar for å etablere en felles forståelse og språk for å drøfte ulike kvaliteter i det som skal bygges.
  • For å få til gode løsninger ved ombygging eller nybygg er det viktig å innhente erfaringer fra tidligere prosjekter. Let frem tidligere suksesser som kan videreutvikles i dette prosjektet.  
  • Befaringer til andre kommuner kan være aktuelt for å se på andre konsepter som kan diskuteres i den tverrfaglige prosjektgruppen.
  • I kommunens handlingsprogram bør det legges inn forslag til kostnadsramme for prosjektet, periodisert for årene framover, hvor midlene til prosjektering og bygging ligger inne. Driftskonsekvenser bør også legges inn i årene etter prosjektet ferdigstilles. 
  • Husbanken har utformet ulike kriterier for å få investeringstilskudd til omsorgsboliger og sykehjem. Se her for flere opplysninger om Husbankens oversikt over saksgang. Prosjektleder og bestiller/tverrfaglig prosjektgruppe setter seg inn i følgende dokumenter fra Husbanken:
  • Veileder for utforming 
  • Husbankens dialogverktøy
  • Retningslinjer / Veileder for søknadsprosess
  • Husbanken kan i særskilte tilfeller bistå kommunen og kommunens arkitekt med veiledning i planleggingsprosessen. Både Husbanken og kommunene kan innhente faglig veiledning fra Fylkesmannen og andre faginstanser i forbindelse med utforming av prosjektene. Ved behov inviterer Husbanken kommunen og eventuelt Fylkesmannen til oppstartsmøtet der klarlegges kommunens behov, partenes syn på løsningsforslag som presenteres og fremdrift i søknadsprosessen
  • En omsorgsbolig er ikke en institusjon, det er et privat hjem der beboeren eier eller leier boenheten. Man må derfor planlegge utformingen slik at boligen oppfattes som et hjem, og ikke en arbeidsplass. Boligene må legge til rette for et privatliv og trivsel og mestring.
  • Bestiller/tverrfaglig prosjektgruppe og prosjektleder drøfter:

  • Universell utforming og konkrete kravspesifikasjoner (antall og størrelse)
  • Føringer og prioriteringer knyttet til trivsel, trygghet, utfoldelse, nærhet til uteareal osv.
  • Alternative løsninger
  • Økonomi i driftsfasen
  • Fleksibilitet og generalitet av prosjektet, som også er viktige prinsipper når det skal etableres nye bygg. Les mer om Å bygge oversiktlige, orienterbare og fleksible boliger.
  • Arkitektbistand anskaffes gjennom anbud eller en eksisterende rammeavtale. Ved anbud benyttes Doffin.
  • Flere mulige løsninger bør skisseres, for å åpne opp og kanskje se nye muligheter.
  • Arkitekt, prosjektleder og bestiller foretar tomtevurderinger, og ser dette i sammenheng med reguleringsbestemmelser.
  • Tomtevurderinger: Beskrivelse av eiendommen, beliggenhet, atkomst og parkering, orientering og lysforhold, landskapsmessige forhold, eksisterende vegetasjon, tinglyste heftelser og tilgjengelighet/stigningsforhold og infrastruktur (vei, vann, kloakk mm).
  •  Andre vurderinger:
  • Reguleringsmessige forhold: universell utforming, miljøhensyn og infrastruktur. Hva er tomten regulert for (næring, bolig eller annet)? En reguleringssak kan ta lang tid og prosjektet kan derfor bli forsinket. Hvilke plankrav foreligger?
  • Normalisering og integrering. Her må konkrete vurderinger gjøres i Husbankens dialogverktøy, som legges til grunn ved søknad om investeringstilskudd.
     
  • Ved behov for omregulering må dette skisseres i løsningsdokumentet. Behov for omregulering vil ha avgjørende betydning for fremdriften av prosjektet, og vil utsette prosessen.
  • Naboer varsles med brev om igangsatt reguleringsprosess. I et prosjekt med flere boliger kan det være hensiktsmessig at kommunen informerer naboer ut over det som ligger innenfor vanlig nabovarsel. Veiviseren har en egen arbeidsprosess på Not In My BackYard (NIMBY) som bør leses.
  • Gjelder prosjektet ombygging, må vurdering av eksisterende bygning, både muligheter og begrensninger tas med, herunder bygnings- og reguleringsmessige forhold. I tillegg kan det bli aktuelt å sende en søknad til Husbanken om omgjøring eller avhjemling der sykehjem omgjøres til omsorgsboliger.
  • Investeringskostnader (tomt, bygg mm) beregnes. Tidlig i prosessen knytter det seg stor usikkerhet til kostnader.
  • Vurdere hvilken entreprise som skal benyttes. Totalentreprise, hvor entreprenøren leverer en ferdig pakke, vanskeliggjør ofte mulighetene for å komme med råd, innspill og endringsforslag i prosessen. Vurder også samspill eller andre innovative entrepriseformer er aktuelle.

  • I løsningsdokumentet vurderes ulike løsninger og plassering, brannsikring og risikoklasse. Kommer beboerne ut av bygget på egen hånd?
  • Prosjeketgruppen ved prosjektleder lager et løsningsdokument eller konseptanalyse som vekter de ulike løsningsforslagene og konkluderer med et forslag. Se konseptanalyse fra Elgfaret i Asker.
  • Løsningsdokumentet sendes beslutningstaker for godkjenning eller politisk behandling.
  • Hvis prosjektet skal finansieres med midler fra Husbanken, må kommunen sende en forespørsel om investeringstilskudd til Husbanken. I forespørselen opplyser kommunen om behovet for omsorgsboliger, og om
  • det er fattet et politisk vedtak i saken
  • prosjektet er tatt inn i kommunens årsbudsjett eller fireårige økonomiplan
  • Når kommunen sender forespørselen til Husbanken skal kommunen være klar over at for å få investeringstilskuddet skal alle typer institusjonsplasser og boliger være tilrettelagt for mennesker med redusert orienteringsevne og kognitiv svikt (jfr. Nasjonal Standard for Universell Utforming).
  • Husbanken administrerer investeringstilskuddet til omsorgsboliger og sykehjem, og bistår kommunene og andre aktører med å få god kvalitet på prosjektene gjennom rådgiving, konferanser med mer. Husbankens rolle når det gjelder utforming er i hovedsak veiledende. Husbanken kan imidlertid i henhold til retningslinjer avslå tilskudd til prosjekter som har for dårlig standard eller ikke tilfredsstiller de grunnleggende prinsipper og krav som er lagt til grunn for Investeringstilskuddet. 
  • Fylkesmannen kan bistå Husbanken med faglig veiledning i forbindelse med prosjektene, og kan gjøre vurderinger om prosjektet faller inn under formålet for ordningen med Investeringstilskuddet. Fylkesmannen blir orientert om alle søknader om investeringstilskudd.
  • Arbeidstilsynet skal gi samtykke til løsninger i sykehjem, omsorgsboliger og andre pleie- og rehabiliteringsinstitusjoner. Kommuner og andre aktører som skal bygge eller gjennomføre større utbedringer, må kontakte Arbeidstilsynet.
  • Mattilsynet Alle som skal drive næringsmiddelvirksomhet, må på forhånd melde fra til det stedlige Mattilsynet. Det stilles krav til lokaler og drift av næringsmiddellovgivning, eksempelvis med hensyn til kjøkken og tilberedning av mat. Se mer hos Mattilsynet.no.
  • Prosjektleder er koordinator for hele prosessen (egen ansatt eller innleid konsulent)
  • Tverrfaglig prosjektgruppe involveres i prosessen.
  • Ansvarlig søker er arkitekt som påser at tiltaket utføres innenfor lover og regler, og utarbeider et løsningsdokument i samarbeid med bestiller og prosjektleder
  • Beslutningsmyndighet er politisk eller administrativ ledelse som godkjenner eller underkjenner forslag til løsning.
  • Beslutningstaker kan være rådmann, plankomite, formannskap, kommunestyre eller bystyre/bydelsutvalg? Dette varierer i hver enkelt kommune.
Byggherrestyrt/generalentreprise entreprise
Kommunen som byggherre tar selv risikoen dvs kommunen engasjerer selv arkitekt og rådgivere og entreprenør.
Doffin
En nasjonal kunngjøringsdatabase for offentlige anskaffelser.
Heftelser
En heftelse er når det finnes utestående innbetalinger i forbindelse med eiendommen. Det kan være for eksempel boliglån, ubetalte eiendomsskatter, pant i eiendom eller at eiendommen eies av andre.
Helsefremmende omgivelser
WHO beskriver helsefremmende omgivelser som ”den prosess som gjør folk i stand til å bedre og bevare sin helse”. I følge WHO er ikke helse definert som fravær av sykdom, men også et spørsmål om trivsel og livskvalitet. Et bredt helsebegrep må derfor legges til grunn når man skal bygge helsefremmende botilbud.
Investeringskostnader (bygg)
Byggets totale kostnad inklusiv tomt.
Løsningsdokument
Et dokument som vekter de ulike alternativene fra løsningutredningen, og som argumenterer for det ene forslaget.
Omhjemle
Eksempelvis kommunenes adgang til å endre sitt tjenestetilbud, spesielt i forhold til kommuner som omgjør sykehjemsplasser til omsorgsboliger med heldøgns omsorgstjenester.
Rammeavtale
En avtale inngått i henhold til anskaffelsesforskriften. Oppdragsgiver kan tildele kontrakt uten å måtte kunngjøre og gjennomføre en hel anskaffelsesprosedyre.
Regulering
Ansvarlig søker (arkitekt) utarbeider forslag til ny reguleringsplan som legges ut til høring med gitte lovpålagte frister.
Samlokalisering
Boliger og institusjoner er samlokaliserte når de er så nær hverandre at de har visuelle, fysiske eller organisatoriske relasjoner med hverandre. Man må se på samlokalisering både i det aktuelle prosjektet, men også i forhold til eksisterende og eventuelle framtidige prosjekter.
Totalentreprise
Når byggherren har kontrakt med en entreprenør som igjen har kontrakt med arkitekt, rådgivere og samtlige underentreprenører.
Universell utforming
Produkter, bygg og uteområder som er i alminnelig bruk skal utformes slik at alle mennesker skal kunne bruke dem på en likestilt måte så langt det er mulig, uten spesielle tilpasninger eller hjelpemidler.

Plan- og bygningsloven sier at framtidige brukere eller representanter for disse skal tas med på råd. Kommunen skal involvere beboerne, pårørende og ansatte i prosessen.

  1. Når kommunen bygger generelle omsorgsboliger må representanter fra brukerorganisasjoner involveres. Kommunen må tenke igjennom hvilke brukerorganisasjoner som er relevant for dette spesifikke prosjektet. For eksempel kan Eldreråd og råd for funksjonshemmede involveres.
  2. Når kommunen skal bygge boliger for konkrete personer, må det være representanter for disse eller pårørende med i prosessen. Pårørende vet ofte mye om behovet til brukeren og målgruppen - og dermed hvilke løsninger som trengs i bygget.
Når det er snakk om boliger for unge personer med nedsatt funksjonsevne er det ekstra viktig at disse får påvirke utformingen av boligen. Denne gruppen er stabil fysisk, er unge, og blir gjerne boende i denne boligen resten av livet. For disse personene er det ofte en stor omveltning å skulle flytte fra foreldrehjemmet og inn i egen bolig.
  • Standard Norge
    NS 11001-1 Universell utforming av byggverk, Arbeids – og publikumsbygninger
    NS 11001-2 Universell utforming av byggverk, Boliger
    NS 11005:2011 Universell utforming av uteområder

  • Ekstranettet: www.husbanken.no – en nettbaserte løsning for forespørsel og søknad om investeringstilskudd
  • Mal for kravspesifikasjon for kommunale boliger 
    Malen er utarbeidet av Norsk kommunalteknisk forening (NKF), Husbanken, Difi, Nelfo, Boligprodusentene og representanter fra kommuner. Mal for kravspesifikasjonen kan brukes ved bestilling av nye boliger, omsorgsboliger eller ved oppgradering av boliger. Den hjelper bestiller til å tenke gjennom og stille krav når det gjelder utformingen av boligen, tilrettelegging for velferdsteknologi, bestille holdbare materialer og løsninger, og praktiske tips med tanke på uførhet og demens. Bestillere bruker mye ressurser på å lage egne kravspesifikasjoner. Leverandørene bruker mye ressurser på å sette seg inn i ulike kravspesifikasjoner når de skal gi tilbud. En standardisert og gjennomarbeidet kravspesifikasjon vil gi effektivisering både for leverandører og bestillere. Kravspesifikasjonen kan brukes av alle som er opptatt av god bokvalitet, ikke bare kommuner.
      Se veileder for utforming.
      • Investeringstilskudd
        Investeringstilskudd til omsorgsboliger og sykehjem benyttes til finansiering av omsorgsboliger for personer med behov for heldøgns pleie og omsorg uavhengig av beboernes alder, diagnose eller funksjonsnedsettelse jf. Helse- og omsorgstjenesteloven  § 3-2a og § 3-7. Dette gjelder personer med demens, kognitiv svikt, langvarig somatiske sykdommer og store sammensatte funksjonsnedsettelser. Det gjelder også personer som trenger spesielle botilbud med tilknyttede tjenester på grunn av utviklingshemming, rusavhengighet og/eller omfattende psykiske lidelser. Investeringstilskuddet forvaltes av Husbanken. Investeringstilskuddet forvaltes av Husbanken.