Framskaffe sykehjem og omsorgsboliger for eldre

Fase 2: Utredning av alternativer og gjennomføringsplan

Faser

Velg fase for å se beskrivelse og hva som skjer i hver fase.

Fase 1
Konsept og strategi - kartlegging av behov, omsorgsløsninger og lokalisering
Fase 2
Utredning av alternativer og gjennomføringsplan
Fase 3
Programmering og tidlig prosjektering
Fase 4
Detaljprosjektering
Fase 5
Byggefase
Fase 6
Innflytting og evaluering
TILBAKE TIL OVERSIKT

Kort beskrivelse av fasen

Kommunen har behov for en økning eller oppgradering av et bestemt antall omsorgsboliger for eldre og/ eller sykehjemsplasser. Aktivitetene i denne fasen gir administrasjonen og folkevalgte grunnlag for å beslutte om prosjektet skal videreføres til et skisseprosjekt. Kommunen legger en plan for hvordan prosjektet skal gjennomføres og får oversikt over finansieringsmuligheter, herunder aktuelle ordninger i Husbanken. Kommunen kan innlede dialog med Husbanken, som kan veilede.

Resultater fra fasen

  • Basert på et styringsunderlag inkludert et grovt kostnadsestimat, har beslutningstakere (politisk og/ eller administrativt) vedtatt om prosessen skal gå videre til et skisse-/ forprosjekt. Prosjektleder har i samarbeid med prosjektgruppen utarbeidet en bestilling for et konkret prosjekt og lagt opp en gjennomføringsstrategi for det videre arbeidet.
  • Kommunen (rådmann, kommunalsjef, folkevalgte) har avsatt midler til prosjektering.
  • Dersom kommunen vil søke om finansiering i Husbanken har prosjektgruppa satt seg inn i føringene for den aktuelle ordningen.

Avklare roller og ansvar

Kommunen etablerer en tverrfaglig prosjektgruppe. Medlemmene bør til sammen ha kompetanse på:
   

  • helse- og omsorgsfag og byggets ulike brukergrupper
  • organiseringen av tjenestetilbudet og forhold knyttet til stedet som arbeidsplass
  • planlegging, prosjektering og framdrift i (eventuell) planprosess og byggesak

Det utpekes en prosjektleder til prosjektet. Prosjektlederen kan være intern eller innleid eksternt. Prosjektleder er sentral i planleggingen og gjennomføringen av prosjektet. Les mer om prosjektleders rolle. Prosjektgruppen forankrer arbeidet politisk og administrativt i kommunen på tidlig tidspunkt og ved viktige milepæler underveis. Brukermedvirkning er også sentralt.    


Definere behov og mål


Den tverrfaglige gruppen bør drøfte felles visjoner og mål for prosjektet. Det kan for eksempel være aktuelt å gjennomføre et mulighetsstudie dersom dette ikke allerede er gjort. Arkitekt, utbygger, beboer, personale og pårørende vil ofte ha ulikt syn på hvilke hensyn og kvaliteter som bør legges vekt på. Det er derfor viktig at ulik type innsikt deles tidlig i prosessen. Les mer om brukermedvirkning under ikonet «Brukermedvirkning» lengre ned på siden.

Den tverrfaglige gruppen kan for eksempel drøfte kvaliteter på et overordnet nivå, for eksempel tolkning av abstrakte begreper som normalisering og hjemliggjøring. Hvordan kan bygget og området legge til rette for livskvalitet for beboere og andre? Behovet for utredninger, analyser osv. og når disse bør gjennomføres varierer fra prosjekt til prosjekt.


Tomtevurderinger – kvaliteter og reguleringsplan

Kommunen foretar vurderinger både av kvaliteter og reguleringsmessige forhold ved aktuelle tomter. For eksempel kan dette være: Krav til regulering/ omregulering, rekkefølgekrav, eierforhold, beliggenhet, atkomst og parkering, orientering og lysforhold, landskaps- og terrengmessige forhold, universell utforming/ tilgjengelighet, tinglyste heftelser, infrastuktur (vei, vann, kloakk mm), miljøhensyn, nærhet til offentlig transport og tjenester med mer.

Behov for regulering eller omregulering vil ha betydning for fremdriften av prosjektet og kan forsinke et prosjekt.


Gjennomføringsstrategi

Kommunen tar blant annet stilling til:

  • Beslutningsprosess, eierstyring og organisering
  • Anskaffelser
  • Entrepriseform

Det bør på et tidlig tidspunkt avklares om og når andre rådgivere som skal delta i prosjekteringen, skal kontraheres. Med en oversiktlig og gjennomtenkt organisasjonsplan er det enkelt å fordele ansvar, funksjoner og oppgaver i henhold til kontraktene. Det etableres klare rapporteringslinjer og en fremdriftsplan med milepæler.

Organiseringen bør rigges slik at kunnskap, intensjoner og hensyn blir kontinuerlig fulgt opp og videreformidlet gjennom hele arbeidsprosessen, fra planlegging til gjennomføring. 


Innovative anskaffelser


Kommunen bør også vurdere om det er rom for å satse på innovative løsninger. Kommunen kan da legge størst vekt på å beskrive behovet enn å detaljere krav; løsningene overlates i større grad til leverandørene. Før et eventuelt anbud bør kommunen gå i dialog med potensielle leverandører. Les mer om innovative anskaffelser.


Entrepriseform

Valg av entrepriseform kan ha stor betydning for blant annet hensyn til mulighet for endring og påvirkning under prosjektering og utførelse, forutsigbarhet i kostnader samt plassering av ansvar og risiko. Valg av entrepriseform vil også avgjøre når i prosessen entreprenøren kommer inn. Prosjektleder og prosjektgruppen bør få oversikt over de ulike alternativene, vekte fordeler og ulemper ved de ulike entrepriseformene. Er for eksempel aktuelt å satse på samspill eller andre innovative entrepriseformer?

Difi har utarbeidet et verktøy for å belyse fordeler og ulemper ved ulike entrepriseformer. Se lenke under ikonet «Verktøy».

Kommunen bør uansett entrepriseform legge opp til en høy grad av involvering gjennom hele prosessen. Prosjektleder og den tverrfaglige prosjektgruppen bør utrede og tydelig formidle forventninger og behov og være lett tilgjengelige for avklaringer underveis.


Når kommer arkitektbedriften inn?

Oppdragsgiver må vurdere om arkitekten skal kontraheres tidlig, for eks. i utredningsfasen, og følge den videre prosessen frem til ferdig bygget resultat, eller om oppdraget skal deles, dvs. at det engasjeres en arkitekt i tidligfasene som tilrettelegger for senere prosjekteringsoppdrag. Det vil også være mulig å belyse et prosjekt med en arkitektkonkurranse. Norske arkitekters landsforbund (NAL) kan være behjelpelig med råd og gjennomføring. Arkitektbedriftene og NAL har en felles konkurranseveileder. Se lenke til dette og andre sider knyttet til anskaffelse av arkitekt/ rådgiver under «Verktøy». Arkitektbedriftens rolle er også nærmere beskrevet under «Aktører».


Økonomi

Det er viktig å få et anslag over de økonomiske konsekvensene ved prosjektet, både på investeringssiden og tjenestesiden. Kostnader knyttet til tjenester vil trolig være den største utgiften for kommunen. Kommunen kartlegger risiko, herunder fare for kostnadsoverskridelser og forsinkelser, for eksempel gjennom en usikkerhetsanalyse (se ordliste i fase 3).

 

  • Husbanken administrer investeringstilskuddet til omsorgsboliger og sykehjem, og bistår kommunene og andre aktører med å få god kvalitet på prosjektene gjennom rådgiving, konferanser mm. Husbankens rolle når det gjelder utforming er i hovedsak veiledende. Husbanken kan imidlertid i henhold til retningslinjer avslå tilskudd til prosjekter som har dårlig tilpasning eller ikke tilfredsstiller de grunnleggende prinsipper og krav som er lagt til grunn for investeringstilskuddet. Det er utarbeidet forskrift og egen Veileder for lokalisering og utforming av omsorgsbygg. 
  • Fylkesmannen blir fortløpende orientert om nye forespørsler om investeringstilskudd og kan være med i oppstartsmøter i de tilfeller det er behov for det. Fylkesmannen kan bistå Husbanken i tvilstilfeller der man vurderer om et prosjekt det søkes om kommer inn under formålet for ordningen, eller i forbindelse med utformingen av prosjektene.  
     
  • Arbeidstilsynet skal gi samtykke til løsninger i sykehjem, omsorgsboliger og andre pleie- og rehabiliteringsinstitusjoner. Kommuner og andre aktører som skal bygge eller gjennomføre større utbedringer, må kontakte Arbeidstilsynet. Les mer om Arbeidstilsynets krav til fysisk arbeidsmiljø og nettside om utforming av arbeidsplassen i helseinstitusjoner.   
     
  • Mattilsynet. Alle som skal drive næringsmiddelvirksomhet, må på forhånd melde fra til det stedlige Mattilsynet. Det stilles krav til lokaler og drift av næringsmiddellovgivning, eksempelvis med hensyn til kjøkken og tilberedning av mat, se Mattilsynets publikasjoner.
      
  • Prosjektleder er koordinator for hele prosessen (egen ansatt eller innleid konsulent).
  • En tverrfaglig prosjektgruppe er representert av ulike fagområder og seksjoner/ avdelinger/ enheter og involveres i prosessen. 
     
  • Beslutningstaker kan være rådmann, plankomite, formannskap, kommunestyre eller bystyre/bydelsutvalg. Dette varierer i hver enkelt kommune. Beslutningsmyndighet er politisk og/ eller administrativ ledelse som godkjenner eller underkjenner forslag til løsning.
     
  • Arkitektbedriftene i Norge kan ha en rolle i de fleste faser i byggeprosessen, fra programmering og myndighetsavklaring i tidligfasen, til å være ansvarlig for prosjektering og kontroll. Dette er en bransje- og arbeidsgiverorganisasjonen for kontorer med praktiserende arkitekter, landskaps- og interiørarkitekter i Norge. Arkitektbedriften kan for eksempel bistå kommunen med:
  • Vurdering av ulike muligheter
  • Lokaliserings- og tomtevurderinger
  • Vurdere om tilstanden på et eksisterende bygg er egnet for det gitte formålet
  • Fremdriftsplaner
  • Kalkyle
         
 

Plan- og bygningsloven sier at framtidige brukere eller representanter skal tas med på råd.

Den tverrfaglige prosjektgruppen bør legge til rette for bred involvering på ulike nivåer. De ansattes kunnskap og erfaringer om behov og brukskvalitet i kommunen bør kartlegges. Samspill med brukere, frivillige, pårørende, lokalsamfunnet og næringslivet kan også være sentralt. Aktuelle kommunale råd og brukerrganisasjoner gis mulighet til å bli hørt. Rådenes innspill er en viktig del av prosessen før kommunepolitikere behandler en sak. I de tilfeller kommunen skal bygge boliger for konkrete personer, må det være representanter for disse eller pårørende med i prosessen. Pårørende vet ofte mye om behovet til brukeren og målgruppen - og dermed hvilke løsninger som trengs i bygget.

Innspillene må systematiseres og vurderes. I et prosjekt med flere boliger eller sykehjemsplasser kan nabovarsling og medvirkningsprosesser utover minimumskravet bidra til god forankring av prosjektet.

Arkitekt, utbygger, beboer, personale og pårørende vil ofte ha ulike syn på hva som er viktige kvaliteter og kan ha ulike erfaringer med denne type prosesser. I en prosess hvor mange ulike aktører deltar bør det etableres et felles språk og forståelse for å drøfte ulike kvaliteter ved det som skal bygges. Dersom det er aktører som eksempelvis ikke har erfaring med å lese og forstå tegninger bør det gis nødvendig veiledning til dette.

Det anbefales å sette av god tid i de innledende medvirkningsprosessene slik at idéer og forståelse kan modnes.

Metoder for brukermedvirkning kan for eksempel være spørreskjema, intervjuer, observasjoner, «gåtur» og workshop. Under planlegging av Luranetunet i Os kommune intervjuet enhetsleder i Os kommune for eksempel alle fagansatte. En slik bred involvering kan avdekke små og store hensyn som representanter i den tverrfaglige prosjektgruppen nødvendigvis ikke tenker på. Mer informasjon kan finnes lengre ned under ikonet "Verkøy, metoder, sjekklister og vedlegg".

 

  • Standard Norge
    NS 11001-1 Universell utforming av byggverk, Arbeids – og publikumsbygninger
    NS 11001-2 Universell utforming av byggverk, Boliger
    NS 11005:2011 Universell utforming av uteområder
  • Veikart for tjenesteinnovasjon
    KS har utarbeidet et veikart for tjenesteinnovasjon sammen med andre aktører som er en verktøykasse for deg som vil skape bedre tjenester for innbyggerne i din kommune. Veikartet tar deg gjennom seks faser, fra behovet oppstår til ny praksis er satt i drift.