Framskaffe sykehjem og omsorgsboliger for eldre

Fase 3: Programmering og tidlig prosjektering

Faser

Velg fase for å se beskrivelse og hva som skjer i hver fase.

Fase 1
Konsept og strategi - kartlegging av behov, omsorgsløsninger og lokalisering
Fase 2
Utredning av alternativer og gjennomføringsplan
Fase 3
Programmering og tidlig prosjektering
Fase 4
Detaljprosjektering
Fase 5
Byggefase
Fase 6
Innflytting og evaluering
TILBAKE TIL OVERSIKT

Kort beskrivelse av fasen

Utgangspunktet for denne fasen er en politisk og/ eller administrativ bestilling av et konkret prosjekt. Fasen omfatter en tidlig prosjekteringsfase. Kommunen og samarbeidspartnere (arkitekt og rådgivere) kartlegge behov for areal, funksjoner, rom osv. og i flere delprosesser konkretiseres og detaljeres stadig prosjektet. Dette gir grunnlag for en kalkyle. Medvirkningsprosesser og faglige vurderinger og innspill er sentralt og gir nødvendig grunnlag og forankring for å jobbe fram prosjektet. Prosjektet tas opp til politisk behandling.

Resultater fra fasen

  • Forprosjektet er politisk vedtatt. Det besluttes om prosjektet skal gå videre til detaljprosjektering.
  • Det er søkt/ klart for å søkes om rammetillatelse.
  • Prosjektets prosjekterings- og investeringskostnader er innarbeidet i kommunens årsbudsjett eller fireårige økonomiplan. Kommunen har et kostnadsestimat på fremtidig drift og eventuelt vedlikehold.
  • Dersom det er aktuelt har kommunen søkt om finansiering i Husbanken. I forkant av søknaden har kommunen vært i dialog med Husbanken.

      
Avklaring av planforhold

Hvis aktuelt område må reguleres innhenter prosjektleder en reguleringsarkitekt/ arealplanlegger, eller kommunen kan selv regulere. Alternativt anskaffer noen kommuner også entreprenør i denne fasen og overfører reguleringsarbeidet til valgt entreprenør, og utarbeidelse av forprosjekt skjer med entreprenørens prosjekteringsteam. Ved behov for regulering må reguleringen sluttføres i forprosjektfase, men prosjektets ytre rammer bør så tidlig som mulig avklares.


Oppdragsbeskrivelse

Prosjektgruppen utarbeider en oppdragsbeskrivelse/ et konkurransegrunnlag. Dette kan blant annet omfatte:

  • prosjektets formål
  • myndighetskrav
  • kostnadsramme
  • tidsramme
  • kvalitet

Les mer om konkurranser for anskaffelse av arkitekt.


Programmering

Den tverrfaglige prosjektgruppen og prosjektleder definerer rammene for teknisk, funksjonell og fysisk struktur i bygget. Dette bør skje i tett samarbeid med brukerrepresentanter. Byggeprogram og rom- og funksjonsprogram kan være viktige dokumenter i dette arbeidet. Rådgiver/ arktiekt kan bistå kommunen.

Tidlig prosjektering

Arkitektbistand kan skaffes gjennom anbud eller eksisterende rammeavtale. Ved anbud benyttes Doffin. I skisseprosjektet utarbeides de første tegningene av arkitektbedrift som er tildelt oppdraget. Skisseprosjektet skal som regel forankres politisk før prosjektet videreføres til et forprosjekt. Brukerrepresentanter bør også involveres.

I forprosjektet detaljeres tegningene ytterligere. Prosjektleder/ prosjektgruppe har dialog med arkitektbedriften om kvaliteter og tekniske løsninger. Forprosjektet legges som regles frem for politisk behandling og det kan søkes om rammetillatelse.

Kommunen har dialog med Husbanken både på skisse- og forprosjektstadiet.

Skisseprosjektet eller forprosjektet kan være konkurransegrunnlag for å anskaffe entreprenør avhengig av entrepriseform.


Kvaliteter og hensyn

Den tverrfaglig prosjektgruppe, prosjektleder og andre involverte aktører blant annet:

  • Universell utforming
  • Konkrete kravspesifikasjoner (antall og størrelse) 
  • Føringer og prioriteringer knyttet til trivsel, trygghet, utfoldelse, nærhet til uteareal osv.
  • Alternative løsninger
  • Økonomi knyttet til investering, drift og vedlikehold av bygget samt tjenestetilbudet
  • Fleksibilitet og generalitet av prosjektet, som også er viktige prinsipper når det skal etableres nye bygg. Les mer om fleksibilitet og generalitet i Veileder for utforming (ripsveielderen).

Kommunen vurderer inventar og anskaffelser relatert til forvaltning, drift og vedlikehold.

Kommune og samarbeidspartnere vurderer installering av eller tilrettelegging for ettermontering av velferdsteknologi å møte fremtidige behov. Den tverrfaglige prosjektgruppen og prosjektleder bør søke råd og samarbeid med andre kommuner om velferdsteknologi.


Husbanken

Hvis kommunen ønsker å søke Husbanken om finansiering bør de involverte så tidlig som mulig sette seg inn i føringer for den aktuelle ordningen. Kommunen kan i tillegg opprette innledende dialog med Husbanken.
Dersom kommunen vil søke om investeringstilskudd for sykehjem og omsorgsboliger må kommunen sende en forespørsel om dette til Husbanken.

Husbanken har kriterier for å kvalifisere for å søke investeringstilskudd til omsorgsboliger og sykehjem. Prosjektleder og bestiller/tverrfaglig prosjektgruppe går igjennom følgende fra Husbanken:

  • Veileder for utforming
  • Husbankens dialogverktøy 
  • Retningslinjer / Veileder for søknadsprosess

Etter at Husbanken og kommunen har blitt omforent om forprosjektet gir Husbanken tilgang til å sende inn søknad i Ekstranettet. Kommunen søker om et reelt antall omsorgsboliger/ sykehjemsplasser.

Se her for flere opplysninger om Husbankens saksgang.

  • Rådmann er kommunens øverste administrative ansvarlige, og er formelt den som fremmer saker til politisk behandling.
  • Prosjektleder er koordinator for hele prosessen (egen ansatt eller innleid konsulent).
  • Reguleringsarkitekt/ arealplanlegger forbereder en eventuell reguleringssak.
  • Arkitekt utarbeider tegningsgrunnlaget. Arkitekt blir ofte brukt til å bistå oppdragsgiver til å avklare rammebetingelsene med programmering og nødvendig konsekvensanalyser i tidligfasen og for en eventuell senere konkurranse. Som regel er arkitekten ansvarlig for å søke om rammetillatelse.
  • Tverrfaglig prosjektgruppe kan bestå av prosjektleder, arkitekt, representanter fra kommunen (for eksempel ledere, bygg- og eiendom, ergo-/ fysioterapeut, ansatterepresentant, fagpersoner innen helse og omsorg) og ulike fagrådgivere (tekniske fag, elektro, IT, vann, varme, brann). Gruppen har ansvar for å drive prosjektet.
        
  • Byggesaksavdelingen i kommunen behandler søknad om rammetillatelse.
        
  • Arbeidstilsynet påser at prosjektet planlegges som et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Det er enklere og rimeligere å planlegge for et godt arbeidsmiljø enn å tilpasse bygget i ettertid, og ved medvirkning allerede på planstadiet, vil man skape helsefremmende arbeidsplasser i hele byggets levetid.
        
  • Kommunestyret eller bystyre/bydelsutvalg (?) mottar forprosjektet til politisk behandling. Kommunestyret setter blant annet av midler til prosjektet.
        
  • NAV Hjelpemiddelsentralen har ansvar for hjelpemidler og tilrettelegging i omsorgsboliger. Involverte aktører bør så tidlig som mulig sette seg inn i Hjelpemiddelsentralens anbefalinger slik at bygget er tilpasset aktuelle (og eventuelle fremtidige) hjelpemidler. Kommunens ergoterapeut eller fysioterapeut bør involveres tidlig i planleggingsarbeidet.

  • Ansvarlig søker er bedriften som påser at tiltaket utføres i tråd med lover og regler, og utarbeider et beslutningsgrunnlag i samarbeid med bestiller og prosjektleder.
    Kommunale råd, f.eks. eldrerådet, kan involveres i saken og komme med innspill. Ved politisk behandling av saken sendes den også til aktuelle råd.

Plan- og bygningsloven sier at framtidige brukere eller representanter for disse skal tas med på råd. Kommunen skal involvere beboerne, pårørende og ansatte i hele prosessen.

  1. Når kommunen bygger generelle omsorgsboliger må representanter fra brukerorganisasjoner involveres. Kommunen må tenke igjennom hvilke brukerorganisasjoner som er relevant for dette spesifikke prosjektet.
  2. Når kommunen skal bygge boliger for konkrete personer, må det være representanter for disse eller pårørende med i prosessen. Pårørende vet ofte mye om behovet til brukeren og målgruppen.
  • Mal for kravspesifikasjon for kommunale boliger 
    Malen er utarbeidet av Norsk kommunalteknisk forening (NKF), Husbanken, Difi, Nelfo, Boligprodusentene og representanter fra kommuner. Mal for kravspesifikasjonen kan brukes ved bestilling av nye boliger, omsorgsboliger eller ved oppgradering av boliger. Den hjelper bestiller til å tenke gjennom og stille krav når det gjelder utformingen av boligen, tilrettelegging for velferdsteknologi, bestille holdbare materialer og løsninger, og praktiske tips med tanke på uførhet og demens. Bestillere bruker mye ressurser på å lage egne kravspesifikasjoner. Leverandørene bruker mye ressurser på å sette seg inn i ulike kravspesifikasjoner når de skal gi tilbud. En standardisert og gjennomarbeidet kravspesifikasjon vil gi effektivisering både for leverandører og bestillere. Kravspesifikasjonen kan brukes av alle som er opptatt av god bokvalitet, ikke bare kommuner.
    • Byggeprogram
      Les hos DiBK om byggeprogram, som kan sammenfatte kommunenes overordnede krav til byggets kvaliteter og løsninger.
    • Skisseprosjekt
      Mer informasjon om skisseprosjekt på anskaffelser.no. I skisseprosjektet utarbeides grove skisser på et prosjekt, ofte basert på et byggeprogram.
    • Forprosjekt
      På anskaffelser.no står det mer om forprosjekt, som er en videreføring og detaljering av løsningene fra skisseprosjektet.
    • Standard Norge
      NS 11001-1 Universell utforming av byggverk, Arbeids – og publikumsbygninger
      NS 11001-2 Universell utforming av byggverk, Boliger
      NS 11005:2011 Universell utforming av uteområder