Styringsparametere

Styringsparametere beskriver direkte eller indirekte i hvilken grad virksomheten når sine mål i en gitt periode. Styringsparameter har mange navn. Andre begreper som også brukes er måleindikator, styringsindikator og key performanece indicator (KPI).

Styringsparametere kan være en kvantitativ størrelse eller resultat av en kvalitativ vurdering. For hvert styringsparameter må det velges en målemetode, og settes et konkret ambisjonsnivå for hvilke resultater som skal oppnås. Hver kritiske suksessfaktor kan følges opp av et eller flere styringsparametere.

Eksempler på kvantitative styringsparametere:

  • Antall boliger som har fått tilsagn om tilskudd til heis
  • Andel husstander i midlertidig bolig
  • Brutto investeringer til boligformål per innbygger

Eksempler på kvalitativ styringsparameter:

  • Kvalitativ vurdering av hvilken grad veiviser Bolig for velferd brukes aktivt som plattform for kunnskapsdeling

Under følger en kort redegjørelse av hvilke kriterier som hvert enkelt styringsparameter bør oppfylle:

Påvirkbarhet

De som skal holdes ansvarlige for resultatene, må kunne påvirke styringsparameterne. Parameterne må også oppleves som relevante og få konsekvenser for måten det arbeides på. Derfor har både arbeidet med de ulike direktoratene og diskusjonene med kommunene vært nyttige. Mange av styringsparameterne handler om arbeid som gjøres i kommunene, med de virkemidlene staten stiller til disposisjon i det boligsosiale arbeidet. Derfor må både stat og kommune i ulik grad kunne påvirke styringsparameterne. Staten må kunne påvirke gjennom retningslinjer og rapporteringskrav, og kommunene gjennom prioriteringer og konkrete handlinger.

Pålitelige og verifiserbare

Styringsparameterne må være pålitelige, og måle det de er ment å måle. Det boligsosiale arbeidet er omfattende. I tillegg medfører mangel på datakilder at vi ikke alltid kan måle det vi ønsker å måle. Prosjekt for bedre styringsinformasjon har valgt styringsparametere som gir en indikasjon på de resultatene som oppnås.

Styringsinformasjonen må også kunne etterprøves og verifiseres. Prosjekt for bedre styringsinformasjon har derfor hatt en kritisk gjennomgang av hvilke målemetoder som skal benyttes, både for å ivareta forventningen om å bruke eksisterende data og for å sikre at dataene som brukes har den nødvendige varigheten som gjør at utviklingen i det boligsosiale arbeidet kan følges i hele strategiperioden.

Nytte – kostnad

Til slutt må nytten av styringsinformasjonen stå i forhold til kostnadene ved å samle den inn. I prosjektet er det valgt styringsparametere som i all hovedsak baserer seg på eksisterende data, for eksempel gjennom KOSTRA og rapportering på tilskuddsmidler gitt fra de ulike direktoratene. I tillegg benyttes ulike kartlegginger, undersøkelser og rapporter som datakilder.

«Det er viktig for kommunene å få vite tidlig hva det skal rapporteres på. Da kan vi levere nesten hva som helst».
(Sitat fra Trondheim kommune)

Styringsparameterne som er valgt i det nasjonale styringsprosjektet for Bolig for velferd følger i all hovedsak kriteriene til DFØ. Videre har prosjektet valgt ut noen styringsparametere hvor det er behov for videreutvikling, før de kan benyttes som styringsinformasjon i det boligsosiale arbeidet.

Gjennom rapportering i strategiperioden må det gjøres en vurdering om styringsparameterne dekker det som er vesentlig i styringen mot ønskede mål. Over tid kan det være nødvendig å endre prioritering og fremheve andre styringsparametere enn de som opprinnelig var valgt.

«Vi har hatt en kontinuerlig prosess med å vurdere og revidere våre styringsparametere siden vi startet vårt arbeid med styringsinformasjon i 2003»
(Sitat fra Drammen kommune)

Styringsparametere i arbeidet med utviklingsprosjekter

Det er viktig å målrette innsatsen også i utviklingsprosjekter. Styringsparametere med resultatmål vil være nyttige for å tydeliggjøre hva som skal oppnås ved bruk av tilskuddsmidler. I tillegg vil parametere med resultatmål bidra til bedre rapportering fra mottaker, som igjen synliggjør resultater av statlig og kommunal innsats bedre.

I utviklingsarbeid på tvers av direktoratene, eksempelvis i felles tiltaksplan for Bolig for velferd, vil bruk av styringsparametere med resultatmål kunne bidra til å vise sammenhengen mellom innsats og resultater på de ulike tiltakene. Dette vil bedre mulighetene til å korrigere innsatsen underveis.

Å utvikle styringsparametere for felles tiltakene som igangsettes på tvers a direktoratene, vil også bidra til bedre forankring og eierskap, samt bedre rolle- og ansvarsavklaring i gjennomføringen av arbeidet.

Resultatmål

DFØ anbefaler å sette et resultatmål for hvert styringsparameter. Dette er et konkret ambisjonsnivå for hva som skal nås i den aktuelle perioden. Upresise beskrivelser av hva som skal oppnås, gjør at det blir uklart hvilke resultater som skal rapporteres. Resultatrapporteringen kan dermed ende opp som beskrivelser av hvilke oppgaver som er gjennomført, men hvor vurderingen av hva som er oppnådd av resultater mangler

SMARTE resultatmål bør ifølge DFØ være:

  • Spesifikke: resultatmålene må være tydelig definert slik at det er klart hva som skal oppnås
  • Målbare: det må være mulig å måle i hvilken grad vi når våre resultatmål
  • Aksepterte: resultatmålene må oppleves som riktige, relevante og interessante og arbeide etter.
  • Realistiske: ambisjonsnivået må ikke settes høyere enn at det oppleves som mulig å innfri kravene, samtidig som det gir noe å strekke seg etter
  • Tidfeste: det må være klart når resultatmålene skal være oppfylt     Enkle: resultatmålene må være enkle å forstå og måle

Prinsippene til SMARTE resultatmål har vært gjennomgående i arbeidet i det nasjonale prosjektet bedre styringsinformasjon.

Prinsippet om spesifikke resultatmål er oppnådd ved å ha flere gjennomganger av styringsparameterne og resultatmålene både i arbeidsgruppen og med kommunene. Målbarhet henger tett sammen med valg av målemetode. Der målemetode ikke finnes er styringsparametere enten blitt forkastet eller ansett som så viktig at det har blitt foreslått utviklingsløp knyttet til statistikk og målemetode. Aksepterte handler om testing av resultatmål internt i direktoratene og med kommunene.

Realistiske er ivaretatt ved at det er definert status på hvert styringsparameter pr 2014/2015. Der vi ikke har status har det blitt satt et anslag basert på kunnskap hos deltakerne i prosjektet. Som et ledd i vurderingen av resultatrapportene må eventuelt nye og mer realistiske resultatmål settes. Det er også viktig å vurdere resultatmålene i lys av større samfunnsmessige endringer.

Om ikke annet er spesifisert er tidfestede knyttet til strategiperiodens varighet fram til 2020. Enkle er i all hovedsak oppnådd i arbeidet.

Målemetode

Det har vært viktig å finne riktig målemetode for de valgte styringsparameterne. Prosjektet «Bedre styringsinformasjon» har oppsøkt ulike fagmiljøer for å undersøke hvordan forskjellige datakilder kan måle de ulike styringsparameterne. I starten av arbeidet handlet det om å kartlegge hvilken styringsinformasjon vi har i dag, og hva som er ønsket styringsinformasjon basert på det som måles i dag. På grunn av mangel på gode målemetoder har prosjektet sett et behov for å utvikle bedre målemetoder og heve datakvaliteten innen flere av målsettingene.

Resultater som ikke kan måles kvantitativt må måles kvalitativt. Ofte kan en kombinasjon av kvantitative og kvalitative målinger være hensiktsmessig. Gode resultatmål kan også bidra til å forbedre målemetodene og heve datakvaliteten.

Hva som måles bestemmes ofte av hvilke målemetoder som er tilgjengelig. Samtidig er det viktig å sikre at det som måles skaper entusiasme og vilje til endring. Det er derfor viktig å finne gode målemetoder, slik at vi kan synliggjøre suksessene i det boligsosiale arbeidet.

En lik forståelse av relevante begreper, som for eksempel «midlertidig bolig» og «gode bomiljø», har vært viktig for å finne gode målemetoder. Etter diskusjoner mellom direktoratene og kommunene er det utviklet et eget vedlegg om begreper som følger sluttrapporten.

Støttedata

Styringsparametere med resultatmål må sees i sammenheng med øvrig styringsinformasjon. I prosjektet «Bedre styringsinformasjon» er det valgt å benytte begrepet støttedata. Dette er informasjon som bidrar til å utfylle resultatene, og gi en bedre forståelse av sammenhengen mellom innsats og resultater. I tillegg kan støttedata brukes i analyser for å gi oversikt og et bedre helhetsbilde.

Et eksempel på støttedata er kartleggingen av bostedsløse. Denne kartleggingen skjer hvert fjerde år, og er dermed lite egnet som løpende styringsinformasjon. Kartleggingen av bostedsløse er imidlertid sentral i analyser for å følge utviklingen innen det boligsosiale arbeidet.

Andre relevante kilder

Strategien Bolig for Velferd (pdf)

Veileder «Mål – og resultatstyring» (pdf)

Sluttrapport «Bedre styringsinformasjon», nasjonal strategi Bolig for velferd» (pdf)

Sluttrapport for Bedre styringsinformasjon. Vedlegg 1: Om begrepene

Sluttrapport for Bedre styringsinformasjon. Vedlegg 4: Støttedata