Koordinerende enhet i kommunen

Kommunen skal ha en koordinerende enhet for habilitering og rehabilitering (jfr. helse- og omsorgstjenesteloven § 7-3).  Enheten skal bidra til å sikre helhetlig og koordinerte tilbud til pasienter og brukere med behov for tjenester fra flere fagområder, nivåer og sektorer og har etter helselovgivningen overordnet ansvar for arbeidet med individuell plan og for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinatorerMandat og instruks for enheten må finnes i kommunens kvalitetssystem. Det må fremgå av kommunens organisasjonskart og informasjonsmateriell hvor enheten er plassert.

Enheten skal:

  • Ha det overordnede ansvaret for IP og koordinator som innebærer å sørge for
    • oppnevning, opplæring og veiledning av koordinatorene
    • motta meldinger om behov for individuell plan og koordinator
    • sørge for at det blir utarbeidet rutiner og prosedyrer for arbeid med individuell plan og koordinator
  • være et sted hvor brukere, pårørende, tjenesteytere og andre instanser skal kunne henvende seg med spørsmål som gjelder IP og koordinator
  • være meldeinstans for mulig behov for habilitering og rehabilitering

Det er kommunen som er ansvarlig for at koordinerende enhet har nødvendig kompetanse og kapasitet og en hensiktsmessig organisering. 

Arbeids- og velferdssektoren har ikke koordinerende enhet slik som innenfor helse- og omsorgssektoren. Hvis en person med rett til individuell plan henvender seg til NAV-kontoret, så skal NAV-kontoret sørge for at arbeidet med planen igangsettes. Selv om NAV-kontoret har igangsatt arbeidet, kan det avtales at andre enn NAV-kontoret, skal koordinere planen. Det er viktig at det er et samarbeid mellom NAV-kontorene i kommunene og kommunenes koordinerende enhet for habilitering og rehabilitering .

Helsedirektoratet anbefaler i sin veileder[1] at enhetene er sentrale kontaktpunkt og pådrivere for samhandling på tvers av sektorer. Her anbefales det også at rutinene for individuell plan er fag- og sektorovergripende og at instanser utenfor helse- og omsorgstjenesten dermed også bør involveres i arbeidet med disse. Det anbefales også at opplæringstiltak tilbys på tvers av sektorer. Se teksten og koordinatorrollen

Hvorfor

For å fange opp personer som har behov for koordinerte tjenester er det viktig med god dialog mellom fag, nivåer og sektorer. De koordinerende enhetene har en sentral rolle i å sikre gode systemer for dette. Enheten skal bidra til at tjenestemottakere får et tverrfaglig tilbud og at tjenestene samhandler og det er enklere å følge opp tjenestemottaker på en god måte når tjenesteytere i kommunen er samordnet.

Koordinerende enhet har etter helse- og omsorgslovgivningen ansvar for å legge til rette for samhandling med andre sektorer for å sikre et helhetlig tilbud. Om nødvendig bør samarbeidet mellom sektorene formaliseres gjennom avtaler som kan sikre god dialog og avklaring av roller og ansvar for å unngå brudd i forløp på tvers av nivåer.  

Et samordnet tjenesteapparat reduserer merarbeid og gir bedre utnyttelse av ressursene, både for bruker og for de som yter tjenester. 

Hvordan

Koordinerende enhet skal være synlig og tilgjengelig (forskrift om habilitering, rehabilitering, individuell plan og koordinator). Det er viktig at øvrige tjenesteytere i kommunen har god kunnskap om koordinerende enhet og dens funksjon. Behov for individuell plan meldes til denne enheten i samsvar med de rutinene kommunen har for dette. 

Enheten må være enkel å komme i kontakt med, både for brukere og samarbeidspartnere.

Koordinerende enhet bør etablere et forutsigbart og formalisert samarbeid med andre sektorer. Ved for eksempel rehabilitering med arbeid som mål er samhandling mellom blant andre fastlege, NAV og arbeidsgiver sentralt. For barn og unge vil overganger mellom ulike oppvekst- og skoletilbud fordre god koordinering. Her er helsestasjon, PP-tjenesten, skole, barnehage, avlastningstjenester, kulturtilbud, fastlege, barne- og ungdomspsykiatri, NAV og barnevern eksempler på sentrale aktører. Tilsvarende tverrsektoriell samhandling er avgjørende for brukergrupper innen områdene psykisk helse og rus. Koordinerende enhet må sikre god samhandling for elever i videregående skole med behov for langvarige og koordinerte tjenester, og for eksempel i planlegging av bolig.

Det foreligger ingen krav til hvordan kommunene organiserer sin koordinerende enhet.

Enhetens virkeområde på tvers av fagområder, nivåer og sektorer taler for at den bør plasseres høyt oppe i organisasjonen. Uavhengig av organisering, må det sikres forutsigbare og forankrede møteplasser og samarbeidsstrukturer.

Politisk og administrativ forankring bør sikres gjennom at koordinerende enhet nedfelles i kommunens planverk og synliggjøres i organisasjonen.

Mange kommuner har utviklet bestillerkontor eller forvaltningskontor med bred kompetanse, enhetlige rutiner for håndtering av meldinger og søknader og god oversikt. Det er gode erfaringer fra kommuner som har etablert den koordinerende enheten i, eller i nær tilknytning til, bestillerkontor og forvaltningskontor. Enhetens ansvarsområde tilsier at en slik organisering tilfører viktig tverrfaglig kompetanse.

Teamorganisering med deltagelse fra flere sektorer og enheter i kommunen, erfares av mange som en god organisasjonsform for den koordinerende enheten, for å sikre bred forankring og tilnærming. I slike tilfeller må det sikres ledelse- og samarbeidsrutiner, slik at de sammen utgjør én enhet.

Der kommunestørrelse tilsier at funksjonen ivaretas av en stilling som også er tillagt andre oppgaver, må det sikres tilstrekkelig ressurser og at behovet for synlighet ivaretas. En slik organisering kan imidlertid være svært sårbar, og teamorganisering bør vurderes som et alternativ.

Gode rammebetingelser for koordinerende enhet

Erfaringer (Rambøl2010) peker på flere betingelser som bidrar til at koordinerende enhet skal kunne ivareta sin funksjon på en god måte:

  • God administrativ forankring
  • Tydelig ansvarsfordeling
  • Synlighet i organisasjonen
  • Nedfelte prosedyrer og rutiner
  • Samarbeid med spesialisthelsetjenesten
  • Kompetanse
  • Formalisert samarbeid med andre sektorer