Heim: Utvikling av forsterket og tilrettelagt heldøgns bo- og tjenestetilbud

Bodø kommune er ansvarlig for dette eksempelet.

Kjøkken i boligen
Ansvarlig aktør:
Bodø kommune
Ansvarlig enhet:
Bodø kommune/Miljøtjenesten
Kommunestørrelse:
Stor
Fylke:
Nordland
Oppsummert

Beskrivelse av eksempelet

Prosjektet «Heim» beskriver utviklingen av et helhetlig bolig- og tjenestetilbud for én tjenestemottaker med behov for et særskilt forsterket og tilrettelagt heldøgns tjenestetilbud. Det stilles store krav til de fysiske omgivelsene, og det vektlegges videre en miljøterapeutisk tilnærming som skal fremme økt livskvalitet samt forebygge adferd og psykiske vansker – alt innenfor de juridiske rammene som foreligger og i tett samarbeid med Nordlandssykehuset/sikkerhetspsykiatrisk avdeling.  Det stilles følgelig også store krav til de ansattes sikkerhet.

Resultat

  • Bolig- og tjenestetilbud for én tjenestemottaker som pr. i dag er i en gradvis overføringsfase fra ivaretakelse fra psykiatrien til omsorgstilbud i egen bolig i kommunen.
  • Ivaretakelse og opprettholdelse av sikkerheten til personalet og omgivelsene ved hjelp av rent bygningsmessige og tekniske løsninger samt det miljøterapeutiske opplegget for øvrig.
  • Utvidelse og fornyelse av eksisterende arbeidsplass, både med tanke på antall arbeidsplasser og rent fysisk arbeidsmiljø.
  • Økt kompetanse på ivaretakelse av tjenestemottakere med særskilte behov. 

Bakgrunn

Høsten 2012 fikk helse- og omsorgsavdelingen i kommunen meldt behov for nytt bolig- og tjenestetilbud for en av kommunens tjenestemottakere som på det tidspunktet var ivaretatt i henhold til dom av en sikkerhetspsykiatrisk institusjon utenfor kommunen. Dommen var på bakgrunn av en hendelse i et tidligere kommunalt omsorgstilbud hvor et personale fikk til dels alvorlige skader, påført av tjenestemottaker.  Tjenestemottaker ble så overført til Nordlandssykehuset v/sikkerhetspsykiatrisk avdeling i påvente av at kommunalt bolig- og tjenestetilbud skulle stå klart. 

Målsettinger

  • Fremskaffe en bolig egnet for ivaretakelse av tjenestemottaker med behov for et særskilt forsterket og tilrettelagt heldøgns tjenestetilbud.
  • Ivaretakelse og opprettholdelse av sikkerheten til personalet og omgivelsene ved hjelp av rent bygningsmessig- og tekniske løsninger samt det miljøterapeutiske opplegget for øvrig.

 Disse to punktene er å anse som hovedmål for prosjektet, og kan deles opp i følgende delmål:

  • Oppføring av bolig med planmessige og tekniske løsninger i henhold til krav beskrevet i virksomhetsbeskrivelsen, og som anses som hensiktsmessige i henhold til behov.
  • Teoretisk kompetanseheving av personalets kunnskap i henhold til beboers totale livssituasjon.
  • Praktisk kompetanseheving av personalets kunnskap i henhold til ivaretakelse av sikkerheten til beboer, personale og øvrige omgivelser.
  • Miljøterapeutisk tilnærming til beboer med spesielt fokus på mestring og håndtering av utfordrende adferd.
  • Kontinuerlig opprettholdelse av sikkerhetsnivået med de nødvendige justeringer det fordrer.
  • Tett samarbeid med øvrige samarbeidende instanser inklusive pårørende.

Beskrivelse av hvem som gjorde hva

Trinn 1:
Det ble nedsatt en prosjektgruppe bestående av representanter for ulike funksjoner i kommunal drift (hjemmetjeneste, eiendomskontor, bedriftshelsetjeneste, tillitsvalgte og verneombud). I tillegg deltok representanter fra samarbeidsinstanser; sikkerhetspsykiatri og psykiatrisk innsatsteam. På bakgrunn av konklusjoner fattet av denne gruppen ble virksomhetsbeskrivelsen utformet av prosjektleder. Virksomhetsbeskrivelsen la grunnlaget for arkitektens videre arbeid med utforming av boligen.

For å sikre en kontinuitet i alt arbeid rundt prosjektet utgjorde tre av prosjektgruppens deltakere en mindre arbeidsgruppe, bestående av virksomhetsleder, arkitekt og prosjektleder. Disse sørget for å holde tråden i hele prosessen samt bragte nødvendig informasjon inn og ut av prosjektgruppa.

Prosjektleder og den øvrige personalgruppen som ble ansatt for å ivareta tjenestemottaker deltok på kurs og internundervisning og hospitering i regi av sikkerhetspsykiatrien for å bygge opp kompetanse og kunnskap om vedkommende.
Prosjektleder hadde også ansvar for kontakt med tjenestemottaker og pårørende, og sørget for at disse ble holdt orientert om utviklingen i prosjektet samt at de fikk mulighet til å komme med tilbakemeldinger.


Trinn 2:

Selve byggeprosessen ble i hovedsak ivaretatt av Eiendomskontoret v/prosjektansvarlig, som igjen samarbeidet med prosjektleder og virksomhetsleder.

På grunn av en lengre utsettelse av byggestart ble hovedansvaret for kontakt med tjenestemottaker, pårørende og sikkerhetspsykiatrien midlertidig ivaretatt av Tildelingskontoret/Helse- og Omsorgsavdelingen. Prosjektleder og personalgruppen var i den perioden midlertidig omstilt til andre oppgaver. Prosjektleder ble underveis frikjøpt til å følge opp prosjektrettet arbeid ved behov.


Trinn 3:

Når det nærmet seg ferdigstillelse av bolig gikk prosjektleder tilbake i ordinær stilling og fulgte opp prosjektet på ulike områder. Det gjaldt både oppfølging av byggeprosess og oppfølging i henhold til tjenestemottaker/sikkerhetspsykiatri. Prosjektleder og avdelingsleder samarbeidet i henhold til bestilling av inventar og nødvendig utstyr til ny personalbase.

Tjenestemottaker er pr. i dag idømt forvaring i tvungen psykisk helsevern, jfr. Straffeloven. Dette fører naturlig nok til store utfordringer for kommunal ivaretakelse av vedkommende. Hvordan dette søkes løst vil redegjøres for i rapporten som ligger vedlagt. Rapporten anbefales å lese for å få nærmere forståelse for kompleksiteten og utfordringene i arbeidet, og hvordan disse ble løst. 

Relevant lovverk

Helse- og omsorgstjenestelovens kapittel 9, som omhandler bruk av tvang og makt overfor mennesker med psykisk utviklingshemming var et relevant lovverk da prosjektet startet. På grunn av diagnoseendring underveis falt altså det bort, og i stedet er det nå Lov om psykisk helsevern som gjelder. Dettet lovverket gjelder ikke innenfor kommunal virksomhet, men er gjeldende i psykiatrien. Det si at sikkerhetspsykiatrien ivaretar det juridiske rundt ivaretakelse av tjenestemottaker, og tar dette lovverket med seg inn i kommunal bolig. Rent praktisk løses dette med at det hele tiden er et personal fra sikkerhetspsykiatrien til stede så lenge tjenestemottaker befinner seg i kommunal bolig. 

Sikre brukermedvirkning

Brukermedvirkningen har vært ivaretatt med å holde tjenestemottaker og pårørende informert så lang mulig om utviklingen i prosjektet. Det har vært gjennomført flere møter med dem, og de har fått muligheten til å komme med ønsker og innspill på selve utformingen av boligen. Tjenestemottaker fikk i tillegg selv velge ut farger på gulv og vegg i leiligheten.

Det har selvfølgelig vært ønskelig med en større grad av brukermedvirkning, men på grunn av sikkerhetsaspektet i dette prosjektet var det ikke naturlig med større deltakelse enn det faktisk har vært. 

Finansiering

Prosjektet ble vedtatt i bystyret februar 2013 med arealramme 110 m2 og en kostnadsramme på 3,25 mill. (3 mill. til bygg og 250 000 til erverv av eiendom).

Opprinnelige forutsetninger ble endret ved at man fikk inn eksakte kostnader for bygging av tilsvarende bygg i en annen nordlandskommune, og at personalbase ble utvidet med 20 m2 for å samle personalet som skulle betjene denne boenheten i ett bygg. I ny kalkyle april 2013 ble prosjektet kostnadsberegnet til kr 5 050 000. (4,8, mill. + kr 250 000). Budsjettramme ble justert tilsvarende.

Februar 2014 innkom tilbud på totalentreprise for bygging. Arbeidene var utlyst på Doffin, og kun 2 tilbydere meldte seg. Laveste tilbud var på ca. 6,2 mill. Etter forhandlinger ble prisen for entreprenør satt ned noe. Prosjektleder ved det det kommunale eiendomsforetaket overtok prosjektet i mai 2014. På dette tidspunkt var tilbud på byggearbeider innkommet, og ramme på prosjektkostnader var godkjent til 8,0 mill og bevilgning ble justert til dette i løpet av 2014.

Spesialtilpasninger av bygget er en årsak til at kostnadene er høye. Her kan nevnes spesialglass i vinduer, spesialinnredninger på kjøkken og bad, ekstra krav mht rømningssikkerhet, i tillegg til egen personalbase tilknyttet bygget.

Ved oppstart bygging oppsto følgende forhold som ikke var medtatt i kostnadsvurderingen:

  • Ved rivning av eldre bygg som stod på tomt til nybygget kom fjell i dagen. Dvs. det måtte sprenges byggegrop for å få nybygg ned i rett høyde.
  • Krav fra Husbanken om sprinkling av bygget om tilskudd derfra skulle påregnes. Sprinkler var ikke beskrevet eller tatt med i totalentreprisen, selv om tilskuddet fra Husbanken var en del av finansieringsplanen.
  • Sprinkling ble bestilt og montert, men ut i prosessen hvor vi søkte om tilkobling av sprinklervann, ble vi nektet tilkobling ut fra at eksisterende vannledning hadde for dårlig kapasitet. Ny grøft for ny vannledning ble sprengt ned i fjell til nærmeste brannkum. Ettertiden viser at omtrent hele tilskudd fra Husbanken gikk med for å dekke kostnader med å etablere sprinkler.
  • Etablering av støttemur mot terreng, samt bygging av gjerde for skjerming av beboer: Ved plassering av nybygg ble det synliggjort at bygget sto veldig nær skrånende terreng. Det ble bestemt å grave ut terreng og bygge støttemur slik at beboer fikk høvelig uteområde utenfor leilighet mot sør. «Rømningssikre» skjermvegger med dør og fletteverksgjerde er montert rundt leietakers utearealer.

Pga. ovenevnte forhold holdt heller ikke ramme på 8,0 mill. I egen sak fikk vi bruke tilskudd fra Husbanken, kr 1 298 000 til ekstrafinansiering. Ved utgangen av september 2016 så det ut som om at denne rammen holdt selv om det gjenstod noe arbeider på uteområdene.

Årlige driftskostnader beregnes til 10-11 mill. kr. med en bemanningsressurs tilsvarende 11-12 årsverk i heldøgns turnus, inklusive 1 årsverk som prosjektleder. Av disse vil 5,5 mill. kr refunderes gjennom refusjonsordningen for ressurskrevende tjenestemottakere.

Suksessfaktorer

  • Kvalitet: I utformingen av bygget skal det være fokus på sikkerhet for både tjenestemottaker og personalet. Boligen skal ha et hjemlig preg. Prosjektet skal oppfylle krav satt av Husbanken samt oppfylle kvalitets- og funksjonskrav som er gitt i TEK 10.
  • SHA (tidligere HMS): Prosjektet skal gjennomføres uten skade på personer.
  • Ytre miljø: Prosjektet skal gjennomføres uten skade på miljø.
  • Kritiske suksessfaktorer: Prosjektet skal ha særlig fokus på beskrivelse av bygg og fremdrift. En forsterket bolig har spesifikke krav til utførelse utover en vanlig bolig. Kravene vil variere utfra hvilken type tilbud kommunen ønsker å gi. Det er viktig at kravene til denne boligen blir løftet frem på et tidlig stadium slik at den får en tilfredsstillende utførelse. Investeringene på driftssiden er betydelige, og det er derfor viktig at man ved ferdig utført bygging sitter igjen med et bygg som er godt tilpasset driften. 

Utfordringer underveis

  • Første utfordring som meldte seg var et manglende samsvar mellom meldt behov og økonomisk tilskudd, noe som medførte til en utsettelse ganske tidlig i prosjektet. Underveis i prosjektet ble det avdekket behov vedrørende bygget som ikke forelå i starten. Dette medførte behov for ytterligere tilskudd underveis.  Og i og med at prosjektet tok såpass mye lengre tid enn først planlagt, må generell prisstigning også ses på som medvirkende for økte kostnader.
  • Underveis i prosjektet endres en del vilkår rundt selve ivaretakelsen av tjenestemottaker, som medfører at man må tenke litt annerledes. Man tror likevel at man er kommet frem til en løsning som fungerer tilfredsstillende.
  • Flere utsettelser i prosjekterings- og byggefasen gjør at tidsaspektet forlenges kraftig, som igjen medfører utfordringer for personalgruppen som er ansatt. Disse måtte midlertidig omstilles til å jobbe andre steder i kommunen.
  • Første arkitekt/prosjektansvarlig sa opp tidlig i prosjektfasen, noe som medførte ny ansettelsesprosess rundt ny arkitekt. Regelverk i denne forbindelsen medfører også en forskyvning av tidsaspektet.

Tips til andre

Det som har utpekt seg i dette prosjektet er nødvendigheten av en meget god behovskartlegging helt i starten når en kommune får meldt et slikt tilfelle som i dette. Med behovskartlegging menes å avdekke alle behov så langt mulig. Det gjelder størrelse på bolig, sikkerhetsaspekt, hvilke utfordringer vedrørende ivaretakelse av tjenestemottaker kan man forvente, hva trengs for å ivareta tjenestemottaker – både med tanke på bolig og personell, behov for personalbase osv.

For å få gjort denne kartleggingen må det blant annet inn personer som har erfaring med den type bolig og erfaring med den type tjenestemottakere – gjerne noen med direkte erfaring med den konkrete tjenestemottaker. Det må også gjerne inn personer som har vært med på å gjennomføre lignende prosjekter. I vårt tilfelle gjennomførte vi møte og befaring i et lignende prosjekt i en annen kommune. Dette var til stor hjelp, og vi videreutviklet en del av deres løsninger til å passe inn i vårt.

Vedlegg

Prosjektrapporten "Heim"
Rapporten fra juni 2016 beskriver nøye alle forhold, utfordringer og løsninger som ble valgt i dette pilotprosjektet. Rapporten gir et veldig godt bilde av hele kompleksiteten i prosessen. 

Bodø kommune har i tillegg utviklet:

  • kriseplan
  • sikkerhetsinstruks
  • permisjonsregler (for tjenestemottaker)
  • retningslinjer
  • sjekklister m.m.

Av hensyn til taushetsplikten velger vi og ikke offentliggjøre noe av dette her. Men vi kan kontaktes dersom det er ønskelig med råd og tips i henhold til dette.

Videreføring av arbeidet

Ett personale fra personalgruppen har gått over i annen stilling som prosjektleder for et nytt bo- og tjenestetilbud for unge mennesker som skal flytte tilbake til hjemkommunen, og tar følgelig med seg en del erfaring fra vårt prosjekt inn i det nye. Vi planlegger en del «vekselbruk» av personalet, slik at vi kan høste erfaring av hverandre.

Vi har også vært kontaktet av andre i kommunen som planlegger oppstart av et bo- og tjenestetilbud for å få råd og hjelp i prosjekteringsfasen.