Asker Velferdslab

Asker kommune er ansvarlig for dette eksempelet.
Illustrasjon fra sak til menneske
Illustrasjon fra sluttrapporten fase 2

 

Ansvarlig aktør:
Asker kommune
Kommunestørrelse:
Stor
Fylke:
Akershus
Oppsummert

Beskrivelse av eksempelet

Asker Velferdslab handler om hvordan velferdstjenester kan gå fra saker til mennesker, og er en arbeidsform på tvers av kommunens tjenesteområder. Det er ikke en erstatning for de ordinære tjenestene eller en ny tjeneste, men et supplement. Gjennom tidlig investering og koordinert oppfølging skal en familie eller en ungdom få bedre levekår, bedret livskvalitet og på sikt ha behov for mindre tjenester fra det offentlige. Asker kommune har en ambisjon om at framtidens tjeneste som hovedregel skal dreie seg om at «ingen beslutning om meg skal tas uten meg».

Resultat

  • Den enkelte får hjelp til å se de lange linjene og utforske drømmer og håp, hjelp til å navigerer i systemet og tette  «glippsonene». 
  • Samskaping og medborgerskap, forebygging og tidlig innsats.
  • Myndighet med ansvarsplassering hos én person er en viktig suksessfaktor.
  • Samtidighet i regi av myndiggjorte medarbeidere/investeringsledere gir innbyggerne koordinerte og treffsikre tjenester i rett tid.
  • Dette gir bærekraft for innbyggeren/familien og avkastning for kommunen.
  • Nye måter å samarbeide på internt i kommunen og med andre offentlige etater, næringsliv og frivillige aktører. Innovasjonspris i 2017.
  • 35 familier/innbyggere (120 personer) har vært i labben siden oppstart i 2016.
  • Arbeidsduken (utarbeidet av Livework) har blitt et symbol på en ny måte å jobbe på.
    • Den er et kartleggingsverktøy, men også evalueringsverktøy.
    • Gir et demokratisk utgangspunkt hvor alle deltar, den innbyr til tillit og tettere relasjoner.
  • Modell for å måle økonomisk effekt på sikt.
  • Asker.kommune.no engelsk versjon - Asker Welfare Lab

Askers velferdslab presenterte den 25.11.19 den siste fasen i prosjektet presentert i en sluttrapport. Asker har fått utviklet en økonomisk modell i samarbeid med PWC, og  Askers velferdslab er nå klar for implementering. 

Bakgrunn

Tjenestekonseptet ble utviklet i 2014/2015 ved å teste ut tjenestedesign som metode i utviklingen av «Fremtidens boligkontor». DOGA var prosjekteier og Husbanken finansierte prosjektet. Livework og SoCentral utviklet tjenestekonseptet sammen med kommunen.

Målet med prosjektet var å utvikle et fremtidens boligkontor. Sluttresultatet ble noe annet, - et helhetlig tjenestekonsept som omhandler alle kommunens velferdstjenester.

I 2015 besluttet Asker kommune å gå videre med en fase 2, en pilotfase hvor tjenestekonseptet skulle utvikles og testes ut på innbyggere med behov for kommunens tjenester.

Asker Velferdslab er valgt ut som et av få nasjonale læringsprosjekt under den nasjonale strategien «Bolig for velferd, nasjonalstrategi for boligsosialt arbeid (2014-2020)»

Opptak med presentasjon av Velferdslab på Arendalkonferansen gir en god innføring i bakgrunn og metodikk

Målsettinger

  • Familier/innbyggere som deltar i piloten skal få bedre levekår og økt livskvalitet.
  • Kommunen skal oppnå økt kvalitet og bedre ressursbruk.

Beskrivelse av hvem som gjorde hva

FASE 1 (2013 – 2015)

  1. Innsiktsfasen: I første fase av prosjektet ble prinsippene bak investeringstenkningen i Asker Velferdslab utviklet. Det startet opp med å teste ut tjenestedesign som en metode for å utvikle «framtidens boligkontor». Det ble lagt vekt på å få innsikter i hvordan brukerne ble møtt av kommunen og hvordan ansatte opplevde leveransen av tjenestene.

  2. Idèfasen: Neste fase var å få opp ulike idéer. Gjennom denne prosessen, gikk kommunen fra forvaltningstankegang til en investeringstenkning. Å investere er å satse på forebygging og tidlig innsats for å teste ut om dette fører til at innbygger/familien opplever en bedre livskvalitet og bedre levekår.

  3. Prototyping: I tjenestedesignmetodikken testes ideene ut i liten skala, for så å bli videreutviklet, eventuelt forkastet. På bakgrunn av erfaringene i testingen ble tjenestekonseptet Asker Velferdslab skapt.

  4. Leveranse: Kommunen startet opp idéen om et «Fremtidens boligkontor», men innsiktene som kom opp endret den opprinnelige forståelsen av hva kommunen trengte. Bolig er ofte sentralt, men ikke alltid det viktigste. Det er helheten som er viktig for en innbygger/familie.

FASE 2 (2016 – 2017)

I fase 2 ble konseptet videreutviklet og testet ut i praksis ved å etablere en pilot. Det opprinnelige prosjektet gikk fra å være boligsosialt til å være en del av en helhet, som sees i sammenheng med alt kommunen skal levere på. Innbyggeren/familien er i sentrum og kommunen leverer tjenester på en mer koordinert måte. Piloten tok utgangspunkt i tre målgrupper

  • Levekårsutsatte barnefamilier
  • Utsatte unge 16-25 år
  • Familier med barn med nedsatt funksjonsevne

Innføring i tjenestekonseptet gis i følgende beskrivelse - sluttrapport etter fase 2 som beskriver prosessen, involverte og utviklingen av metodikk.  

Til sammen er 14 familier, dvs. 32 barn og 21 voksne, påvirket av velferdslaben (pr august 2017). Familiene har store komplekse utfordringer og har behov for tverrfaglige, langsiktige tjenester. Familiene blir møtt av en investeringsleder og et investeringsteam som kartlegger deres situasjon 360°. Deretter samarbeides det om å lage en langsiktig plan. Piloten har involvert følgende ressurser rundt innbyggeren:

  • 75 medarbeidere fra ulike virksomheter og fagmiljøer har fått opplæring og/eller er involvert i arbeidet.
  • Fagpersoner fra ulike virksomheter i kommunen spesialiseres som investeringsledere.
  • Samhandling på tvers med representanter og instanser utenfor kommunen.
  • Innbyggeren eller familien involverer tillitsperson som kan være nabo, kollega, fotballtrener, støttekontakt etc.

Innbyggerne betraktes som medinvestorer som skal være delaktig i alle trinn i prosessen, i tråd med prinsippet om at «ingen avgjørelser om meg tas uten meg». Det blir oppfordret til å ta med seg en tillitsperson for å utnytte potensialet i egne nettverk.
Investeringsledere er spesialtrente fagpersoner som leder investeringsteamene. De er ansvarlige for gjennomføring, fremgang og for å oppnå resultater.

FASE 3 (Fra 2017 – 2019)

Modellen videreutvikles fra høsten 2017. Kommunen viderefører og samler flere erfaringer hvor følgende skal ivaretas:

  • Videreutvikle arbeidsmetoder og fremgangsmåter og teste de ut i ulike sammenhenger.
  • I større grad samarbeide med frivillighet, næringsliv og lokalsamfunn for øvrig.
  • Utnytte ressursene i familienes/innbyggerens nettverk på en enda bedre måte.
  • I større grad få fram barnas stemme.
  • Videreutvikle metode for gevinstrealisering.
  • Videreutvikle investeringstenkningen i kommunal kontekst.
  • Sikre erfaringsoverføring til andre utviklingsløp i kommunen.
  • Dele kunnskap om Asker velferdslab.

PricewaterhouseCoopers (PwC) har bistått Asker kommune med videreutviklingen av Velferdslab ved å utvikle en modell for gevinstrealisering, en økonomisk modellering for beregning av kostnader og gevinster for å vise hva dette innebærer for den kommunale tjenesteproduksjonen. Den viser bla. at når kommunen gjør investeringer så sparer staten vel så mye kostnader på sikt. Kommunen tøyer og bøyer mulighetene i systemet og får til gode løsninger ved å strekke seg litt ekstra. Regelverk kan være kronglete og gi noen barrierer, men det viser seg at det går an å finne gode løsninger for den enkelte.

Til sammen 35 familier/innbyggere (120 personer) har vært involvert i labben siden oppstart i 2016. I stedet for at en familie med levekårsutfordringer tar kontakt med ulike kontorer, så møter kommunen og andre berørte familien/personen samlet. Delegert myndighet er en viktig suksessfaktor. Den enkelte ansatte har delegert myndighet til å kunne ta beslutninger til den enkelte ansatte, noe som gir effektivitet og koordinering. Og noe som hjelper til å bryte ned siloene og jobbe på tvers på svært mange områder.

Andre kommuner som ønsker å prøve ut denne måten å jobbe på, anbefales å sikre god forankring, samt å sette av dedikerte ressurser. Start gjerne i det små, det lar seg ikke gjøre å rulle ut Velferdslab som en ferdig modell.

Sikre brukermedvirkning

  • Kommunen er en investor i mennesker, og ser mulighetene og ressursene hos innbyggeren.
  • Konseptet er skapt på bakgrunn av brukerens behov og videreutviklet med tanke på brukerens behov.
  • Hele fundamentet er tuftet på brukerinvolvering hvor det jobbes etter «ingen avgjørelser om meg tas uten meg». 
  • Krav til at innbyggeren må ta aktivt ansvar for sin egen livssituasjon og ønske endring.
  • Proba samfunnsanalyse har undersøkt erfaringer med brukermedvirkning i forsøket og har ferdigstilt en rapport i 2018. I rapporten sies bla.
    • Tiltakene er tilpasset innbyggers situasjon og ønsker.
    • Det kommer tydelig frem at det er innbyggers egen plan og at innbygger må medvirke.
    • En styrke ved modellen som særlig innbyggerne trekker frem, er at de føler seg trygge på at de blir fulgt opp så lenge det er behov, dvs. til de langsiktige målene nås.

Finansiering

Husbanken, Barne-, ungdoms-, og likestillingsdirektoratet, Fylkesmannen i Oslo og Akershus og Helsedirektoratet finansierer det videre arbeidet i fase 3.
Velferdslab er etablert som et læringsprosjekt under strategien Bolig for velferd.

Suksessfaktorer

  • Boligsosialt utviklingsprogram, foranalyse og særskilte avsatte ressurser.
  • Oppmerksomhet og engasjement fra politisk og administrativ ledelse.
  • Tilskudd.
  • I tråd med kommunens egen innovasjonsstrategi og fokuset på innovasjonsarbeid.
  • Organisering av prosjektet som et strategisk prosjekt og en bredt sammensatt styringsgruppe.
  • Forankring hos alle nivåer i organisasjonen.
  • Alle ansatte som deltar har delegert myndighet fra sin leder til å kunne ta beslutninger.
  • Investeringslederen har delegert myndighet til å legge forpliktende planer og justere underveis, for å bidra til gode og raske løsninger.
  • Samarbeid om felles mål bidrar til at fagpersoner lærer hverandre å kjenne, som gir synergi og nytte for det tverrfaglige arbeidet ellers.

Utfordringer underveis

Piloten utfordrer årsbudsjetter. For eksempel kan en leder ta ekstra kostnader ett år over sitt budsjett, for så at en annen virksomhet i kommunen, og evt. staten, sparer penger om flere år. I arbeidet fremover vil det utvikles modeller som kan beregne dette. 

Tips til andre

  • Kommunen har ikke investert i nye store tiltak, men tiltakene og tjenestene sees i en sammenheng og kommer til rett tid. Asker velferdslab handler ikke om MER, men BEDRE ressursbruk gjennom mer treffsikre, effektive tjenester.
  • Spesielt for de unge er det nødvendig å bruke tid før oppstart for å opparbeide tillit og å skape en relasjon.
  • Involvere alle virksomhetene innenfor helse og omsorg og oppvekst, dvs. få alle involverte på ulike nivåer til å bidra med innspill og ideer i prosessen.
  • «Arbeidsduken» hjelper til med å fokusere på det som er viktig for innbyggerne og deres ressurser, målsettinger og drømmer.
  • Duken utfordrer IT-verktøyene, for tanken er at det ikke lages noe nytt IT-system eller samhandlingssystem. De som er tilstede i møtet har ansvar for å ta bilde/dokumentere/skanne inn i sitt respektive saksbehandlingssystem.

Vedlegg

  1. Sluttrapport 2019 med økonomisk beregningsmodell
  2. Rapport første fase gevinstberegningsmodell
  3. Metodehefte innføring tjenestedesign for Asker Velferdslab
  4. Informasjonshefte for innbyggere
  5. Forskningsrapport Erfaringer fra forsøk med velferdslab i Asker kommune, PROBA Samfunnsanalyse, 2018. 
  6. Rapport fase 2 Asker Velferdslab 2017
  7. The welfare Lab, english version
  8. Pilotplanen beskriver brukeropplevelsen, aktiviteter og hvem som gjør hva (revideres).
  9. «Arbeidsduken» er et arbeidsverktøy/kartleggingsskjema med notatark for bruk i møtene. Alle tilstede deltar aktivt med å skrive på duken som fungerer som et referat.
  10. Eksempel på investeringsplan/-avtale med mål og tiltak (utarbeides i 360°-møtet med innbyggeren/familien).

Publiserte artikler

Videreføring av arbeidet

Velferdslab som pilot videreutvikles fra høsten 2017, og høsten 2019 ferdigstiller PricewaterhouseCoopers (PwC) en økonomisk modell for beregning av kostnader og gevinster.  PwC har bistått Asker kommune med å videreutvikle velferdslabben for implementering. Presentasjon av sluttrapport - https://vimeo.com/377491665/9a3135f8f0